Quan puc rebutjar la documentació antiga de la meva empresa?
Arribades aquestes dates, i un cop ja s'haurien d'haver presentat totes les obligacions tributàries i mercantils de l'exercici anterior cal preguntar-se fins quan cal conservar la documentació comptable i mercantil de l'empresa.
I és que, a efectes fiscals, la llei general tributària estableix que la documentació i els llibres comptables, així com els suports documentals amb transcendència tributària, inclosos els informàtics, s'han de conservar durant un període mínim de 4 anys, si bé a efectes mercantils i d'acord amb el codi de comerç, els llibres oficials i no oficials de comptabilitat s'han de conservar durant 6 anys.
D'aquesta manera, per exemple, hem de conservar-la, a efectes fiscals, fins al 25 de juliol de 2017, és a dir, quatre anys des de la presentació de l'última declaració de l'any 2012, que va ser la de l'impost sobre societats (presentada el 25 de juliol de 2013); ia efectes mercantils, fins al 31 de desembre de 2018, sis anys des de l'últim apunt comptable a la comptabilitat del 2012.
Un cop vista la regla general, és important esmentar dos supòsits especials i molt habituals:
Primer, les factures d'immobilitzat: caldria conservar-les durant tots els exercicis en què es generi la despesa d'amortització, més els 4 anys de prescripció fiscal.
I segon, les bases imposables negatives pendents de compensar: la documentació relacionada amb aquestes haurà de conservar-se durant el termini que intervingui des que es genera aquesta base imposable negativa fins que es compensi en la seva totalitat, més els 4 anys de prescripció.
D'altra banda, el dret de l'Administració a comprovar les bases imposables negatives pendents de compensar finalitza als 10 anys des que aquestes es van generar, és a dir, un cop passat aquest termini, haurà d'admetre la compensació si el contribuent acredita l'existència i la quantia d'aquesta amb l'autoliquidació de l'impost de societats i amb la comptabilitat dipositada al Registre Mercantil.
Per tant, des d' Ambit Assessor us aconsellem que consulteu amb el vostre assessor fiscal abans de decidir desprendreu-vos de la vostra documentació comptable.
Juan Ojea
Àrea Fiscal
Àmbit Assessor
Tens cap dubte sobre aquest tema?
El nostre equip d'assessors experts us ajudarà a resoldre qualsevol problema relacionat amb els nostres serveis.
Contactar ara
A Àmbit Assessor, SL comptem amb 40 anys dedicats a l'assessoria fiscal, comptable i laboral de la Pime.
Relacionat
