Si como empresa o autónomo desarrolla en ocasiones su actividad fuera de España, puede implicar el tener que desplazarse para visitar a clientes o proveedores ubicados en la Unión Europea. Los viajes de negocios conllevan gastos soportados fuera de España y, muchas veces un IVA satisfecho a las Haciendas europeas.
In these cases, you might ask: What will happen to the VAT on the invoices you've received? Is it possible to request a refund, or will you no longer be able to recover it?
To obtain a refund of VAT paid abroad, a comparison is made with the deductibility rules in Spain. In other words, if the expense would have been deductible in Spain on VAT returns filed for expenses paid there, the VAT paid abroad can be recovered by requesting a refund.
Por el lado contrario, , si dicho IVA no sería deducible en España, por el motivo que sea pero principalmente por no poder justificar ese gasto como necesario para la actividad empresarial realizada, no será posible obtener el rembolso de dicho IVA soportado en el extranjero.
Within the European Union
If your company receives invoices issued in an EU country (with that country's VAT), you can request a VAT refund, but you will only be able to obtain a refund to the extent that the VAT would have been deductible had it been paid in Spain. For example, a hotel bill, car rental, or trade fair entrance fee are business-related expenses, so the VAT paid is deductible.
Atención. Su empresa podrá recuperar el IVA con la condición de que éste, en caso de haber sido soportado en España, también hubiese resultado deducible.
Recuerde que dicho impuesto no puede incorporarse como un mayor IVA soportado en las declaraciones periódicas presentadas en nuestro país, ya que éstas sólo incluyen el impuesto devengado en España.
No obstante, ese IVA no se pierde: puede recuperarlo con las mismas condiciones que si lo hubiese soportado en España. El plazo para solicitar la devolución finaliza el 30 de septiembre del año siguiente. Con relación a dicho plazo:
- Es común entre las empresas asumir que la solicitud de devolución sólo puede referirse a períodos anuales y que es necesario esperar hasta final de año para hacerla.
- Sin embargo, esto no es así: la solicitud también puede efectuarse al final de cada trimestre.
Submission of the VAT refund application for non-established businesses: Form 360
To request a refund, we will have to submit form 360, mandatory by electronic means (via the internet).
Important: You must not include VAT paid abroad in the quarterly tax returns you file with the Spanish Tax Agency (Form 303), as this form only includes Spanish VAT. You are required to file Form 360.
In form 360, we will provide the supplier's details (name, address, and tax identification number) and the invoice details (date, taxable amount, VAT rate, and description of the expense). We will also attach copies of the invoices.
Primer trimestre. Si la cuantía a devolver es de al menos 400 euros, puede presentarse una solicitud trimestral. De lo contrario, se solicitará la devolución anualmente. El importe mínimo de la devolución anual es de 50 euros. Presentaremos una solicitud por cada país al que vayan dirigidas (aquellos en los que hemos abonado gastos con IVA). Tras recibirla, Hacienda la remitirá al país en el que haya soportado el impuesto, y será éste quien gestione la devolución.
Atención. Si durante el primer trimestre de este año su empresa ha soportado IVA de algún país comunitario por más de 400 euros, presente su solicitud este mismo mes de abril. No tiene que esperar a septiembre de 2024 para pedir su devolución.
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