Le 14 octobre 2025 marquera un tournant pour les acteurs des opérations d'importation. Ce jour-là, le Document Administratif Unique (DAU), qui a longtemps fait office de norme pour le dédouanement, ne sera plus utilisé .
(Note consultative REAF 46-25)
À compter de cette date, toutes les déclarations doivent être effectuées au moyen du nouveau système H1, un outil pleinement intégré au cadre du Code des douanes de l'Union (CDU) et qui transforme complètement la manière dont les marchandises sont déclarées à la frontière.
Bien que l'information ne soit pas nouvelle — elle est connue depuis 2024 et de nombreuses entreprises ont eu le temps de s'y adapter —, le changement sera désormais permanent. Et, comme c'est souvent le cas pour ce type de réformes, l'important n'est pas tant l'innovation technique en elle-même, mais plutôt son impact sur le travail quotidien des services du commerce extérieur, des agents en douane et des consultants.
Des formulaires à cases à cocher aux e-mails : un changement structurel
L'ancien Document Administratif Unique (DAU), avec ses cases numérotées et ses déclarations papier ou PDF, appartient désormais au passé. Il est remplacé par un modèle entièrement électronique, basé sur des messages XML structurés, ce qui implique une communication directe avec les systèmes de l'administration fiscale et avec le réseau douanier européen.
Le nouveau système H1 permet la validation automatique des données, la réutilisation des informations existantes provenant d'autres plateformes (telles que les progiciels de gestion intégrée [PGI] ou le Guichet unique des douanes) et minimise les erreurs auparavant dues à la saisie manuelle ou à la duplication des données. Concrètement, cela se traduit par un meilleur contrôle, une traçabilité améliorée et une marge d'erreur réduite. Cela signifie également que les procédures manuelles ou partielles deviendront obsolètes, obligeant de nombreuses entreprises à revoir d'urgence leurs systèmes informatiques et leurs relations avec les prestataires logistiques.
Un format plus exigeant, mais aussi plus sûr
D’un point de vue technique, le H1 ne se limite pas à un simple changement de format. Il implique une réorganisation complète de l’information : les données sont regroupées en blocs, avec différents niveaux de détail selon le type de régime (libre circulation, entreposage douanier, perfectionnement actif, etc.).
L’Agence espagnole des impôts (AEAT) a publié des tableaux et des guides pour les colonnes H et I, précisant les champs obligatoires et facultatifs. De plus, la nouvelle structure distingue clairement les rôles d’importateur, de déclarant, de représentant et de destinataire, en attribuant à l’importateur un champ spécifique (incluant son code EORI ou un identifiant équivalent). Cette distinction, auparavant imprécise, renforce la traçabilité des transactions et permet un contrôle plus précis par l’Agence des impôts.
Ce système est également aligné sur d'autres cadres européens, tels que l'AES (exportations), le NCTS (transit) et l'ICS2 (contrôles de sécurité à l'entrée). L'ensemble de ces éléments converge vers un système douanier 100 % numérique, interconnecté et fondé sur les données.
Solutions pour les cas complexes : combinaisons de régimes
L'une des questions qui a suscité le plus de confusion chez les opérateurs concerne la gestion des combinaisons de procédures douanières. Sous le système Precau, il était possible de déclarer, par exemple, une combinaison de procédures 40+44 ou 40+51 dans un même Document Administratif Unique (DAU). Avec le système du Code des Douanes de l'Union (CDU), cela n'est plus possible pour des raisons techniques. Toutefois, l'Agence fiscale espagnole a proposé une solution pratique : à compter du 23 septembre 2025, le code 9001 pourra être utilisé dans le « Pièces justificatives » pour effectuer une « date spéciale ».
Cela permet de déclarer un même article dans plusieurs déclarations d'importation jusqu'à épuisement du poids brut autorisé, évitant ainsi les erreurs liées aux « colis non annulés » qui ont causé tant de problèmes aux déclarants. Ce détail est loin d'être anodin : cette mesure démontre que le nouveau système, bien que plus rigide, commence à s'adapter aux réalités opérationnelles quotidiennes.
Adaptation technologique et analyse interne : ce que les entreprises devraient faire
À compter du 13 octobre, le système DUA n'acceptera plus de nouvelles déclarations d'importation. Dès le lendemain, seul le format H1 sera accepté, conformément à l'annexe B des règlements (UE) 2015/2446 et 2015/2447. Les entreprises doivent donc s'y préparer, en alignant leurs systèmes sur les validations EUCDM (Modèle de données douanières de l'Union européenne) et en formant leurs équipes à ce nouvel environnement.
Il est conseillé d'examiner les aspects suivants avant d'effectuer la modification :
- Processus internes : vérifier qui agit en tant qu'importateur et si les pouvoirs de représentation (directs ou indirects) sont correctement mis à jour.
- Intégration technologique : vérifiez que le système ERP ou TMS est configuré pour générer et envoyer des messages XML compatibles.
- Matrices de données : identifier quelle colonne H/I s'applique à chaque flux d'importation (pratique libre, temporaire, simplifié, etc.) et quels codes ou documents sont requis.
- Formation du personnel : la lecture du guide ne suffit pas ; la pratique est indispensable. Des simulations avec le représentant des douanes avant la finalisation du DUA (Document administratif unique) seront cruciales.
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À Àmbit Assessor, SL a 40 ans d'expérience dans le conseil fiscal, comptable et social de la Pime.
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