À partir de 2022, les entreprises qui souhaitent organiser des réunions en ligne doivent expressément inclure cette possibilité dans leurs statuts.
En raison des restrictions liées à la COVID-19, il a été exceptionnellement décidé que les assemblées générales d'actionnaires pouvaient se tenir par visioconférence ou téléconférence à plusieurs participants jusqu'au 31 décembre 2021, même si les statuts ne le prévoyaient pas. Toutefois, cette possibilité n'a pas été prolongée pour 2022 et ne devrait pas l'être. Par conséquent, à compter du 1er janvier 2022, les sociétés souhaitant tenir des assemblées à distance devront obligatoirement inclure cette disposition dans leurs statuts.
Il convient de rappeler que le décret-loi royal 8/2020 du 17 mars relatif aux mesures exceptionnelles urgentes visant à faire face à l’impact économique et social de la COVID-19 a établi que dans les sociétés de capitaux, même si les statuts ne le prévoient pas, pendant l’état d’urgence et, une fois celui-ci levé, jusqu’au 31 décembre 2020, les assemblées générales des associés pouvaient se tenir par vidéoconférence ou par téléconférence multiple, à condition que : (i) toutes les personnes habilitées à y assister ou leurs représentants disposent des moyens nécessaires ; (ii) le secrétaire de l’organe administratif puisse identifier les participants et le mentionne dans le procès-verbal ; et (iii) ce dernier transmette immédiatement le procès-verbal correspondant aux adresses électroniques des participants.
Par la suite, le décret-loi royal 34/2020 du 17 novembre relatif aux mesures urgentes de soutien à la solvabilité des entreprises et au secteur de l'énergie, et en matière fiscale, a prolongé la période de validité de cette mesure jusqu'au 31 décembre 2021 et a étendu son application aux sociétés anonymes.
Toutefois, en raison du caractère exceptionnel de cette mesure et de la loi 5/2021 du 12 avril, qui modifie le texte consolidé de la loi sur les sociétés de capitaux en y intégrant un nouvel article 182 bis qui réglemente exclusivement les réunions télématiques, il est prévisible que la période de validité de cette mesure ne sera pas prolongée à nouveau.
Modification des statuts
Toutes les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée qui souhaitent tenir des réunions exclusivement par voie électronique doivent modifier leurs statuts, sauf disposition expresse contraire.
Pour ce faire, vous devez :
- Convoquer une réunion, cette fois en personne, afin d'approuver l'accord autorisant la tenue de réunions exclusivement en ligne ou dans un format hybride, c'est-à-dire avec certains membres présents en personne et d'autres à distance.
- L'approbation nécessitera le vote affirmatif des associés représentant au moins les 2/3 du capital présent ou représenté à la réunion.
Grâce aux statuts modifiés, elle pourra désormais tenir des réunions par voie électronique, conformément aux exigences prévues par la loi :
- L’avis précisera les modalités de participation effective, et la réunion sera considérée comme ayant eu lieu au siège social.
- La présence, l'identification et la participation des membres doivent être garanties pendant la réunion, par voie audiovisuelle et par messagerie instantanée, et les administrateurs doivent fournir les ressources techniques appropriées. Il convient de s'assurer que tous les membres disposent d'un logiciel de visioconférence installé sur leur ordinateur et savent l'utiliser.
Vous pouvez contacter ce cabinet professionnel pour toute question ou demande d'éclaircissements.
Cordialement,
Avez-vous des questions à ce sujet ?
Notre équipe de conseillers experts vous aidera à résoudre tout problème lié à nos services.
Contactez-nous dès maintenant
À Àmbit Assessor, SL a 40 ans d'expérience dans le conseil fiscal, comptable et social de la Pime.
En rapport
