Clôture mensuelle de la paie dans les grandes entreprises de Barcelone

L'organisation rigoureuse de la clôture mensuelle de la paie dans une entreprise comptant des centaines d'employés exige bien plus que la simple gestion d'un logiciel de paie et l'émission des bulletins de salaire. Il faut consolider les écarts de paie, appliquer les conventions collectives, vérifier les bases de cotisation, calculer les retenues à la source, valider les variables, coordonner les paiements, puis rapprocher les informations avec la Sécurité sociale, l'administration fiscale et le service comptable.

Lorsqu'un effectif atteint plusieurs centaines de personnes, une petite erreur de paramétrage peut impacter des dizaines, voire des centaines de paies. Par conséquent, le processus exige un calendrier, du personnel désigné, des contrôles, une traçabilité et une méthodologie de vérification permettant de détecter les anomalies avant le traitement du paiement.

Chez MGI Àmbit cabinet d'avocats et d'économistes basé à Barcelone, nous sommes spécialisés dans le conseil en droit du travail et la gestion de la paie pour les entreprises. Nous accompagnons les organisations qui souhaitent professionnaliser, renforcer ou externaliser, totalement ou partiellement, leur gestion de la paie afin de garder le contrôle, même en cas d'augmentation des effectifs, de multiplicité des conventions collectives ou de problématiques sociales complexes.

Pourquoi la clôture mensuelle de la paie est cruciale dans les grandes entreprises

Plus l'effectif est important, plus le nombre de variables susceptibles d'affecter le calcul mensuel est élevé.

Nous ne gérons pas seulement les salaires de base.

Nous pouvons avoir simultanément :

• Accessoires personnels ou professionnels.
• Rémunération variable.
• Paiements supplémentaires.
• Au fil du temps.
• Heures supplémentaires.
• Invalidité temporaire.
• Permis.
• Réduction du temps de travail.
• Crises d'épilepsie.
• Avances.
• Rémunération flexible.
• Rémunération en nature.
• Arrivées et départs du mois.
• Changements d'horaire ou de catégorie de travail.
• Règlements.
• Prime.

La difficulté augmente encore davantage lorsque l'on a différents centres de travail, des conventions collectives, des entreprises au sein d'un groupe ou des équipes réparties sur plusieurs communautés autonomes.

Une seule erreur peut avoir des répercussions sur l'ensemble du personnel

Si nous configurons incorrectement un supplément applicable à 400 employés, le problème n'affecte pas une seule paie.

Il nous faudra peut-être recalculer des centaines de bulletins de paie, modifier les cotisations, corriger les écritures comptables et expliquer individuellement les différences aux employés.

C’est pourquoi nous recommandons de détecter les erreurs avant la clôture finale et de ne pas se fier uniquement à la justesse des calculs effectués par le logiciel.

Nous n'utilisons plus TC1 comme référence principale pour le processus

La terminologie des citations a évolué et il est conseillé de la mettre à jour.

Dans le contexte actuel du Système de règlement direct (SLD), nous travaillons, entre autres documents, avec le Reçu de règlement des contributions (RLC) et la Liste nominale des travailleurs (RNT).

Qu'est-ce que RLC ?

Le reçu de règlement des cotisations reflète le résultat économique du règlement des cotisations.

Qu'est-ce que le RNT ?

La liste nominale des travailleurs contient des informations sur les travailleurs inclus dans l'accord.

Quel rôle joue SILTRA ?

SILTRA est l'application fournie par la Sécurité sociale pour l'échange de fichiers au sein de l'environnement du système RED et du système de règlement direct.

Il ne faut pas utiliser SLD et SILTRA comme s'ils étaient exactement identiques : SLD est le système de règlement et SILTRA est l'un des outils utilisés pour communiquer avec lui.

Structure de la clôture mensuelle de la paie : les phases que nous recommandons

Dans une entreprise comptant des centaines d'employés, on ne peut pas organiser la paie uniquement en fonction du jour de paie.

Nous avons besoin d'une procédure mensuelle récurrente.

Phase 1 : Nous recueillons les incidents

Avant le calcul, nous rassemblons toutes les informations susceptibles de modifier la paie.

Les sources peuvent inclure :

• SIRH.
• ERP.
• Mesure du temps.
• Portail employé.
• Chefs de département.
• Informations sur la sécurité sociale.
• Informations sur la rémunération et les avantages sociaux.

Dans les grandes entreprises, nous recommandons d'éviter l'envoi de rapports d'incidents non structurés par courriel.

Plus le flux de travail est automatisé, plus le risque qu'une variation salariale soit omise lors de la clôture est faible.

Phase 2 : Nous validons les informations reçues

Nous n'intégrons pas automatiquement les données reçues.

Nous devons vérifier :

• Date d'entrée en vigueur.
• Accord applicable.
• Impact économique.
• Impact sur le cours de l'action.
• Impact fiscal.
• Conformité avec le contrat ou l'accord de travail.

Phase 3 : Nous effectuons le précalcul

Le premier calcul ne doit pas être considéré comme le résultat final.

Nous générons un précalcul sur lequel nous effectuons des vérifications massives et individuelles.

Phase 4 : Nous analysons les variations

Nous avons comparé les résultats avec ceux du mois précédent et avec les valeurs attendues.

Nous pouvons configurer des alertes pour détecter :

• Des variations importantes du salaire net.
• Augmentation inattendue du revenu brut.
• Masses salariales négatives.
• Bases de contribution anormales.
• Rétentions inhabituelles.
• Concepts dupliqués.
• Les variables sont payées deux fois.

Phase 5 : Nous approuvons la paie

Une fois les écarts examinés, la personne autorisée approuve la clôture.

Dans les grandes organisations, nous recommandons de séparer les fonctions de calcul, de validation et d'autorisation.

Phase 6 : Nous effectuons le paiement

Nous générons le virement bancaire et coordonnons la date de paiement conformément au contrat, à la convention collective ou aux usages applicables.

La loi sur les travailleurs exige que les salaires soient fixés et payés rapidement et par écrit à la date et au lieu convenus ou conformément aux usages et pratiques.

La date limite est l'une des décisions les plus importantes en matière de paie

Une entreprise de 500 employés ne peut pas recevoir d'incidents indéfiniment jusqu'à quelques minutes avant d'exécuter les transferts.

Nous devons fixer une limite .

Qu’advient-il des incidents signalés avant la panne ?

Elles sont intégrées, sous réserve de leur validation, à la procédure de clôture ordinaire.

Que se passe-t-il en cas d'incidents tardifs ?

Nous avons besoin d'un protocole.

Selon la nature de l'incident, nous pouvons :

• Rouvrir le calcul exceptionnellement.
• Établissez une paie complémentaire.
• Régulariser au cours de la période suivante, lorsque cela sera légalement approprié.
• Effectuez un paiement séparé.

Tous les incidents ne peuvent pas simplement être reportés au mois suivant.

La décision dépend du concept, de son accumulation et des obligations correspondantes en matière de travail et de cotisations.

Calendrier indicatif pour la clôture mensuelle des paies

Il n'existe pas de calendrier universel. Chaque entreprise doit l'adapter à sa date de paiement, à sa convention collective, à son organisation interne et au volume d'incidents.

À titre d'exemple, nous pouvons le structurer comme ceci :

Ce calendrier est donné à titre indicatif seulement.

L'important est que tous les services sachent quand signaler un incident et qui peut autoriser des exceptions après l'heure limite.

Il ne faut pas confondre le versement des cotisations de sécurité sociale avec la date de versement des salaires

Les cotisations de sécurité sociale pour une période donnée sont généralement versées dans le mois suivant celui au cours duquel elles sont dues.

Par conséquent, le règlement des salaires et des cotisations de sécurité sociale sont liés, mais ne suivent pas nécessairement la même date d'exécution.

Que se passe-t-il si nous payons en retard ?

Le système de majoration dépend également du respect des obligations de règlement correspondantes dans les délais impartis.

Lorsque ces obligations ont été correctement remplies, la surtaxe est de :

• 10 % si nous payons les mensualités au cours du premier mois civil suivant la date d'échéance.
• 20 % si nous les payons à partir du deuxième mois civil suivant.

Lorsque nous ne respectons pas non plus nos obligations de règlement dans les délais impartis, le régime peut imposer des majorations de 20 % ou 35 % selon la date de paiement.

C’est pourquoi nous ne recommandons pas de décrire les majorations simplement comme « 10 % ou 20 % » sans expliquer la situation spécifique.

Les relevés de temps de travail : une source essentielle pour la clôture de la paie

L'article 34.9 du statut des travailleurs oblige l'entreprise à garantir l'enregistrement quotidien des heures de travail.

Le registre doit comporter les heures précises de début et de fin et être conservé pendant quatre ans.

Pourquoi devrions-nous l'intégrer à la paie ?

L'enregistrement peut avoir une incidence directe sur le calcul de :

• Au fil du temps.
• Heures supplémentaires.
• Absences.
• Retards.
• Certains bonus.
• Travail de nuit.
• Travail posté.

L'automatisation ne signifie pas l'absence de révision

Nous pouvons intégrer le suivi du temps au logiciel de paie, mais nous avons toujours besoin de règles claires sur qui valide un incident avant de le convertir en un élément financier.

Conventions collectives : il n’existe pas de « Convention collective pour la Catalogne » unique

Lors de la gestion de la paie à Barcelone ou en Catalogne, il est impératif d'identifier précisément l'accord applicable à chaque entreprise, centre ou activité.

Nous pouvons être amenés à conclure des accords :

• Propriété de l'État.
• Autonome.
• Provinciaux.
• Secteur.
• De la part de l'entreprise.

Chacun peut fixer les salaires, les suppléments, l'ancienneté, les heures de travail, les rémunérations supplémentaires, les indemnités, les primes, les congés et autres conditions ayant un impact direct sur la masse salariale.

Chez MGI Àmbit nous gérons la clôture mensuelle de la paie depuis Barcelone, en tenant compte de la réalité spécifique du travail de chaque entreprise, au lieu d'appliquer des paramètres généraux qui ne reflètent pas l'accord correspondant.

Retenues d'impôt sur le revenu sur la paie

Le calcul des retenues à la source nécessite la mise à jour des données personnelles et financières qui influent sur le pourcentage applicable.

Évolution au cours de l'année

Certaines modifications peuvent nous obliger à ajuster le taux de retenue à la source.

Par exemple:

• Variation de salaire.
• Prime.
• Modification contractuelle.
• Changement de durée prévue.
• Changements personnels ou familiaux communiqués par l'employé.

Nous n'appliquons pas de pourcentage fixe à l'ensemble du personnel

Chaque travailleur peut avoir un type différent.

Le logiciel facilite le calcul, mais nous devons nous assurer qu'il utilise des données correctes et que des ajustements sont effectués le cas échéant.

Modèle 111 : mensuel ou trimestriel

Les retenues effectuées sur les salaires sont payées à l'aide du formulaire 111.

Présentation trimestrielle

En règle générale, lorsqu'il n'y a pas d'obligation mensuelle, le formulaire est soumis durant les vingt premiers jours calendaires d'avril, juillet, octobre et janvier pour les retenues du trimestre précédent.

Présentations mensuelles dans de grandes entreprises

Entre autres cas, la périodicité est mensuelle lorsque nous avons le statut fiscal d'une grande entreprise.

En général, cette condition est liée au fait d'avoir dépassé 6 010 121,04 euros de volume de transactions au cours de l'année civile précédente.

Cela ne dépend pas simplement du nombre d'employés ou du montant mensuel des retenues à la source.

Formulaire 190 et certificats de retenue à la source

Le formulaire 190 récapitule annuellement certaines retenues et certains paiements sur acomptes déclarés au cours de l'année.

Nous devons l'aligner sur les modèles 111

Avant de le soumettre, nous avons effectué des vérifications entre :

• Cumuls de salaires.
• Retenues enregistrées.
• Modèle 111 soumis.
• Données que nous intégrerons dans 190.

Il ne faut pas résoudre une divergence en modifiant simplement le résumé annuel : il est nécessaire d’en identifier l’origine.

Certificats de retenue à la source

L'entreprise doit mettre le certificat correspondant à la disposition de chaque bénéficiaire avant l'ouverture de la période de dépôt des déclarations de revenus des personnes physiques.

Invalidité temporaire : son impact sur la fermeture

Les situations d'incapacité temporaire nécessitent un traitement spécifique en matière de paie.

Nous devons déterminer :

• Type de contingence.
• Dates.
• Avantage applicable.
• Paiement délégué le cas échéant.
• Suppléments prévus dans l'accord ou le contrat.
• Impact sur le cours de l'action.

L'employé n'a plus besoin de soumettre le rapport médical à l'entreprise sur papier

Depuis avril 2023, l'obligation générale pour le salarié de fournir à l'entreprise une copie du rapport médical d'arrêt maladie, de confirmation ou de licenciement a été supprimée.

L'information est communiquée par le biais des mécanismes de communication avec l'INSS.

Par conséquent, les processus internes doivent être adaptés à ce système et ne plus dépendre de l'envoi physique par le salarié d'un document qu'il n'est plus tenu de remettre.

Toutefois, cela n'exempte pas le travailleur de son obligation d'informer l'entreprise de son congé maladie ou de son statut de licenciement.

Naissance et soins d'un mineur

Nous devons également utiliser une terminologie à jour.

Depuis 2019, les anciennes prestations de maternité et de paternité ont été intégrées à l' de naissance et de garde d'enfants, dont la réglementation a continué d'être modifiée par la suite.

En matière de paie, nous devons coordonner :

• Date de début des périodes.
• Certificat d'entreprise.
• Suspension contractuelle.
• Périodes fractionnaires possibles.
• Situations à temps partiel, le cas échéant.

Saisies sur salaire

Lorsque nous recevons un ordre de saisie-arrêt, nous devons l'intégrer correctement à notre processus mensuel.

L'article 607 du Code de procédure civile établit des limites et des barèmes de saisie liés au salaire minimum.

Nous n'appliquons pas de pourcentage fixe

Nous devons calculer la retenue à la source selon le barème légal et tenir compte des circonstances de la commande reçue.

La traçabilité est essentielle

Nous devons préserver :

• Commande reçue.
• Calcul effectué.
• Montants retenus.
• Revenus perçus.
• Communications ultérieures.

situations d'emploi multiple et de cotisations multiples

Le cumul d'emplois peut nécessiter des mesures spécifiques concernant la répartition de certains plafonds maximums entre les entreprises.

Nous déconseillons que deux services de paie modifient unilatéralement les conditions générales simplement parce que l'employé déclare avoir un autre emploi.

Nous devons appliquer les instructions et les données pertinentes dans le cadre de la procédure de sécurité sociale.

Logiciel de paie pour les grandes entreprises

L'outil doit s'adapter au processus, et non l'inverse.

Plutôt que de recommander une plateforme uniquement en fonction de sa marque, nous analysons si elle peut répondre aux besoins spécifiques de l'organisation.

Qu’exigeons-nous d’un système de paie d’entreprise ?

• Capacité à traiter des volumes importants.
• Mises à jour réglementaires.
• Gestion de plusieurs accords.
• Gestion de plusieurs entreprises ou centres.
• Intégration ERP.
• Intégration avec le suivi du temps.
• Portail employé.
• Flux d'autorisation.
• Rapports de variation.
• Traçabilité des modifications.
• Exportation comptable.
• Compatibilité avec les procédures de la Sécurité sociale.

Nous pouvons travailler avec des solutions telles que A3, Sage, SAP, Cegid et d'autres plateformes, mais le choix final dépend du volume, des intégrations et de la complexité du client.

Vérifications effectuées avant la clôture d'une paie de masse

Le processus de clôture mensuelle de la paie doit intégrer des contrôles préventifs.

calcul des effectifs

Nous avons vérifié le nombre d'employés qui devaient être payés et le nombre de paies générées.

Hauts et bas

Nous vérifions que tous les ajouts et départs sont bien enregistrés.

Variation de la masse salariale

Nous comparons le total brut, les coûts d'exploitation et le résultat net avec les périodes précédentes.

Les masses salariales individuelles hors tolérance

Nous avons mis en place des seuils internes pour détecter les changements pertinents qui nécessitent une explication.

Concepts extraordinaires

Nous examinons les primes, les arriérés, les rémunérations, les suppléments exceptionnels et les paiements non récurrents.

Retenues à la source

Nous vérifions les taux d'imposition sur le revenu des personnes physiques particulièrement anormaux et les régularisations pertinentes.

Bases de contribution

Nous vérifions la cohérence des bases et tout problème potentiel avant le règlement.

Externalisation de la gestion de la paie dans les entreprises comptant des centaines d'employés

L'externalisation peut couvrir l'intégralité du cycle de paie ou seulement les aspects les plus techniques.

externalisation complète

Le cabinet de conseil peut supposer :

• Réception des incidents.
• Calcul.
• Révision.
• Bulletins de paie.
• Sécurité sociale.
• Retenues à la source.
• Soutien à l'emploi.
• Rapports financiers.

Modèle hybride

Dans les grandes entreprises, il est courant que les RH gèrent la gestion du personnel en interne et que nous externalisions les aspects techniques de la paie.

Par exemple, le client peut contrôler les ajouts, les variables et les approbations tandis que nous nous occupons des calculs, de la vérification, de l'établissement des devis et du soutien réglementaire.

Il n'existe pas de nombre magique d'employés à externaliser

Une entreprise de 80 employés peut avoir une paie plus complexe qu'une entreprise de 500 employés si elle gère plusieurs accords, horaires, variables et incidents.

Nous analysons la complexité, pas seulement les effectifs.

Signes indiquant que notre modèle de paie interne doit être renforcé

• La fermeture dépend d'une seule personne.
• Nous effectuons des corrections tous les mois.
• Les incidents sont signalés par de multiples canaux.
• Nous n'avons pas d'horaire limite.
• Les services RH et finance travaillent avec des chiffres différents.
• Aucun rapport de variations n'a été établi.
• Nous constatons des écarts de prix récurrents.
• Les employés détectent les erreurs avant même l'équipe de paie.
• La connaissance du processus n'est pas documentée.
• La croissance de l'effectif est en train de submerger l'équipe.

Lorsque plusieurs de ces signes apparaissent, externaliser ou repenser le processus peut s'avérer plus efficace que de continuer à accroître les contrôles manuels.

Séparation des tâches

Dans les organisations d'une certaine taille, nous recommandons que la personne qui effectue le calcul ne soit pas la seule à valider et à ordonner le paiement.

Modèle à trois niveaux

Nous pouvons séparer :

• Préparation : équipe de paie.
• Validation : Responsable du personnel ou RH.
• Exécution : trésorerie ou finance.

Cette structure réduit le risque d'erreurs et renforce également le contrôle interne contre les modifications non autorisées.

Traçabilité : nous devons pouvoir reconstituer n'importe quelle paie

Une entreprise devrait pouvoir répondre à des questions comme celles-ci plusieurs mois plus tard :

• Qui a signalé cette variable ?
• Qui l'a approuvé ?
• Quand a-t-il été introduit ?
• Quel calcul le système a-t-il effectué ?
• Qui a validé la paie ?
• Quelle modification a été apportée par la suite ?

C’est pourquoi nous recommandons de conserver les journaux, les autorisations et une documentation suffisante pour reconstituer le processus.

Protection des données et confidentialité de la paie

La fiche de paie contient une grande quantité d'informations personnelles.

Par conséquent, nous devons appliquer des contrôles d'accès stricts et empêcher la circulation non protégée de fichiers volumineux entre les services.

Principe d'accès minimal

Chaque personne ne devrait avoir accès qu'aux données nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

externalisation

Lorsqu'un cabinet de conseil traite des données personnelles pour le compte d'une entreprise, nous devons structurer correctement cette relation et les obligations en matière de protection des données.

Transfert sécurisé d'informations

Pour les grandes équipes, nous recommandons les portails, les intégrations ou les mécanismes sécurisés plutôt que l'échange récurrent de feuilles de calcul contenant des informations salariales par e-mail.

Comptabilité de la paie

Le processus de paie ne s'arrête pas au paiement du salarié.

Le service financier doit enregistrer correctement :

• Salaires et traitements.
• Cotisations de sécurité sociale payées par l'entreprise.
• Retenues à la source.
• Avances.
• Avantages sociaux.
• Rémunération en nature.
• Dispositions applicables.

Intégration ERP

Dans les grandes entreprises, nous cherchons à éviter la saisie manuelle de milliers de notes.

Une intégration adéquate entre la paie et l'ERP permet de générer des entrées par entreprise, centre de coûts, département, projet ou autres dimensions analytiques.

Rapprochement mensuel de la paie et de la comptabilité

Nous recommandons de vérifier que le total des salaires, des cotisations de sécurité sociale, de l'IRPF et des écritures comptables concordent avant de considérer la période comme définitivement close.

Audit périodique de la paie

Même si la clôture mensuelle de la paie fonctionne correctement, nous recommandons d'effectuer des vérifications périodiques de l'ensemble du système.

Ce que nous auditons

• Accords appliqués.
• Tableaux des salaires.
• Concepts de rémunération.
• Prix.
• FRI.
• Contrats.
• Conférences.
• Accessoires.
• Procédures d'inscription et de radiation.
• Contrôles internes.
• Traçabilité.

Nous ne promettons pas « zéro imprévu »

Un audit réduit les risques et permet de détecter les erreurs, mais nous estimons qu'il n'est pas approprié d'affirmer qu'une entreprise est totalement exempte d'imprévus futurs.

La réglementation change, les accords sont mis à jour et la situation du travail est en constante évolution.

Comment mesurer la qualité d'une clôture de paie ?

Il ne faut pas mesurer la masse salariale uniquement en fonction du respect des délais de paiement.

Indicateurs utiles

Nous pouvons analyser :

• Pourcentage de données de paie corrigées après clôture.
• Incidents reçus après la date limite.
• Temps de résolution moyen.
• Nombre de redressements rétroactifs.
• Anomalies détectées par les employés.
• Différences entre la comptabilité de la paie et la comptabilité générale.
• Incidents dans le SLD.
• Nombre de processus manuels.
• Temps total consacré à la clôture.

Ces indicateurs nous permettent de savoir si nous améliorons réellement le processus.

Notre approche de la gestion de la paie chez MGI Àmbit

Chez MGI Àmbit nous sommes spécialisés dans la gestion du personnel et la paie pour les moyennes et grandes entreprises de Barcelone.

Nous n'appliquons pas la même procédure à tous les clients.

Nous analysons la situation actuelle

Nous avons examiné :

• Nombre d'employés.
• Accords.
• Centres de travail.
• Sociétés.
• Logiciel.
• Calendrier.
• Volume d'incidents.
• Processus manuels.
• Intégrations.
• Équipements internes disponibles.

Nous définissons les responsabilités

Nous déterminons quelles informations le client conserve et quelles tâches nous pouvons prendre en charge.

Nous avons documenté le processus

Nous avons créé un processus clair afin que la conclusion de la transaction ne dépende pas des connaissances informelles d'une seule personne.

Nous établissons des contrôles

Nous concevons des validations pour la paie, les effectifs, les incidents et les écarts.

Nous soutenons la croissance

Le système doit pouvoir intégrer de nouvelles embauches, de nouveaux centres, de nouvelles entreprises ou de nouveaux accords sans que chaque croissance nécessite une reconstruction complète de la masse salariale.

Conclusion : La professionnalisation du processus de clôture mensuelle de la paie permet une évolution sans perte de contrôle

La clôture mensuelle de la paie d'une grande entreprise ne devrait pas dépendre d'une précipitation dans les derniers jours du mois.

Nous avons besoin d'un système reproductible comprenant des dates limites, des sources d'information définies, des parties responsables, un précalcul, une analyse des variations, une approbation et une traçabilité.

De plus, nous devons coordonner correctement les obligations ultérieures liées à la sécurité sociale, aux retenues à la source, à la comptabilité et aux documents relatifs au travail.

Plus l'effectif est important, plus il est crucial que la connaissance du processus appartienne à l'organisation et non pas seulement à une ou deux personnes.

Chez MGI Àmbit nous aidons les entreprises de Barcelone et d'autres régions d'Espagne à organiser, examiner et externaliser leur gestion du personnel et de la paie, à la fois grâce à un modèle global et en travaillant en étroite collaboration avec le service RH interne.

La réussite d'une clôture de paie mensuelle ne se résume pas à payer tout le monde à temps. Il s'agit de pouvoir expliquer, valider et reconstituer chaque chiffre, et d'adapter le processus sans augmenter proportionnellement le risque d'erreur.

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