Il est de plus en plus fréquent que les employés préviennent leur employeur par WhatsApp de leur absence pour cause de maladie. Cependant, ce motif n'est pas toujours valable légalement. Nous vous expliquons comment votre entreprise doit réagir.
Il est de plus en plus fréquent que les employés informent leur entreprise par WhatsApp, SMS ou même courriel de leur absence pour cause de maladie. Dans ces communications informelles, les entreprises doivent systématiquement exiger une justification formelle et agir conformément à la loi afin de prévenir les conflits au travail et de garantir le bon fonctionnement des équipes.
Quelles options existent pour justifier cette absence ?
- Repos à domicile (sans congé maladie)
- Si le travailleur se rend à son centre médical pour des symptômes légers, il peut recevoir un ordre de repos à domicile, qui recommande de se reposer pendant 24, 48 ou 72 heures.
- Ce document n'est pas un certificat de congé maladie, mais il sert à justifier l'absence et à éviter une sanction pour absence injustifiée.
- L'entreprise peut déduire le salaire correspondant à ces jours, puisqu'il n'y a pas de suspension de contrat.
Que doit faire l'entreprise ? Demander au salarié de fournir un certificat médical dans les plus brefs délais. Sans ce document, l'absence sera considérée comme injustifiée.
- Congé de maladie pour incapacité temporaire
- Si le travailleur consulte un médecin et que celui-ci estime qu'il n'est pas apte au travail, il lui délivrera un certificat d'arrêt de travail.
- Dans ce cas:
- Le contrat est temporairement suspendu.
- La procédure d'invalidité temporaire (IT) est activée.
- Le travailleur n'a pas besoin de remettre physiquement le rapport, car celui-ci sera transmis électroniquement à l'INSS par le service de santé ou la mutuelle.
Attention. Si l'employé ne peut pas consulter un médecin le jour même, il peut le faire un ou deux jours plus tard et demander que le congé de maladie soit accordé rétroactivement (courant en cas de fièvre ou d'autres affections empêchant le déplacement).
Que doit faire l'entreprise ? Attendre la notification automatique de l'INSS (Institut national de la sécurité sociale). Le salarié n'est pas tenu d'envoyer le rapport.
- Absence injustifiée
- Si le salarié ne présente aucune justification médicale, l'entreprise se trouve confrontée à une absence injustifiée.
- Dans ce cas, l'entreprise :
- Vous pouvez déduire le salaire de la journée non travaillée.
- Vous pouvez engager une procédure disciplinaire sur la base de la convention collective applicable.
Par exemple, de nombreuses conventions collectives considèrent une absence injustifiée d'une journée comme une infraction mineure, passible d'un avertissement écrit. Si plusieurs absences de ce type s'accumulent, cela peut constituer une infraction grave, voire très grave.
Que doit faire l'entreprise ? Demander une justification à l'employé. S'il ne la fournit pas, consigner l'absence injustifiée par écrit et engager une procédure disciplinaire le cas échéant.
Qu'en est-il des rapports médicaux ?
- Formulaire de repos (sans congé maladie) → le travailleur doit le remettre directement à l'entreprise.
- Le certificat de congé médical → ne doit pas être soumis, l'INSS le communique directement à l'entreprise ou à son conseiller/responsable par voie électronique.
Que se passe-t-il si l'employé nous prévient uniquement via WhatsApp sans fournir aucun document ?
Un message indiquant « Je ne me sens pas bien » ne justifie pas une absence et ne protège pas l'employé d'éventuelles sanctions disciplinaires. Il est essentiel de :
- Allez consulter un médecin.
- Obtenez une preuve d'identité valide (certificat de congé maladie ou certificat de congé maladie).
- Qu'elle soit transmise ou traitée correctement, selon le cas.
Recommandations pour l'entreprise
- Demandez toujours une preuve d'achat, même si le premier contact est informel.
- Consultez votre convention collective pour connaître la sanction applicable en cas d'absence injustifiée.
- Consignez les absences et les réponses des employés aux demandes.
- Ne présumez pas automatiquement qu'une notification WhatsApp implique une justification légale valable.
- En cas de récidive, documentez tout afin de renforcer les futures mesures disciplinaires proportionnées.
Vous pouvez contacter ce cabinet professionnel pour toute question ou demande d'éclaircissements.
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À Àmbit Assessor, SL a 40 ans d'expérience dans le conseil fiscal, comptable et social de la Pime.
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