Nous expliquons les raisons et les conséquences du non-dépôt des comptes annuels dans les délais impartis

Par le présent article, nous souhaitons vous informer des conséquences pouvant résulter du non-respect de votre obligation légale de déposer vos comptes au Registre du Commerce dans un délai maximal d'un mois après leur approbation, conformément à la loi sur les sociétés de capitaux appliquant les dispositions du décret royal 2/2021 du 12 janvier.

Que sont les comptes annuels ?

Les comptes annuels sont des états financiers (ou rapports financiers). Ce sont les documents que les entreprises utilisent pour présenter leur situation économique et financière et son évolution à une date ou une période donnée. Ils comprennent :

1. Le bilan
2. Le compte de résultat
3. L'état des variations des capitaux propres
4. L'état des flux de trésorerie (pour ceux qui sont tenus de le présenter)
5. Le souvenir

Les comptes annuels sont accompagnés du rapport de gestion, document distinct des comptes eux-mêmes, qui explique l'évolution de l'activité et la situation financière de l'entreprise, ainsi que les risques, les incertitudes et les opportunités auxquels elle est confrontée (conformément à l'article 262 de la loi espagnole sur les sociétés). Ce rapport de gestion est obligatoire pour toutes les sociétés, à l'exception de celles qui sont autorisées à établir des bilans abrégés et des tableaux de variation des capitaux propres.

Qui peut établir des comptes annuels abrégés ?

Ceux qui remplissent au moins deux des trois conditions suivantes pendant deux années consécutives :

• Actif total = ou < 4 millions d'euros
• INCN < 8 millions d'euros
• Nombre de travailleurs embauchés, en moyenne par an = ou < 50 travailleurs

Dates limites de dépôt des comptes annuels

Les comptes annuels doivent être déposés au registre du commerce dans un délai d'un mois suivant la tenue de l'assemblée générale, qui a généralement lieu en mai et juin.

Conformément à la loi espagnole sur les sociétés, les administrateurs de la société sont tenus d' établir les comptes annuels dans les trois mois suivant la clôture de l'exercice. Sauf disposition contraire des statuts, l'exercice se termine le 31 décembre de chaque année civile.

L' assemblée générale ordinaire doit être convoquée dans un délai maximal de trois mois après l'établissement des comptes annuels, généralement avant la fin juin. Lors de cette assemblée, les comptes annuels de l'exercice précédent seront approuvés, la gestion de la société sera examinée et une décision sera prise concernant la répartition des bénéfices.

Si l'exercice social est naturel, on pourrait résumer les échéances comme suit :

1. Date limite de dépôt des candidatures : 31 mars (3 mois)
2. Approbation : maximum 3 mois après la formulation, jusqu'au 30 juin (6 mois)
3. Inscription au registre : maximum 3 mois après approbation, jusqu'au 30 juillet (6+1 mois)

Quelles matières passives seront concernées ?

Personnalité juridique :

• Les sociétés anonymes, les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés en commandite par actions et les sociétés de garantie mutuelle, les fonds de pension et, en général, tout entrepreneur qui, en vertu d'une disposition en vigueur, est tenu de publier ses comptes annuels.
• La société mère d'un groupe qui présente des comptes annuels consolidés.
• Entreprises étrangères ayant des succursales en Espagne.
• Les sociétés en nom collectif et les sociétés en commandite, lorsque, à la date de clôture de l'exercice financier, tous les associés commandités sont des sociétés espagnoles ou étrangères.
• Les fondations doivent également déposer leurs comptes annuels au Registre des fondations.

Individus :

• Les travailleurs indépendants – inscrits au registre du commerce et au registre foncier s’ils exercent une activité commerciale et paient l’impôt sur le revenu (IRPF) car ils sont tenus de tenir une comptabilité plus complète, ils doivent légaliser ces livres comptables chaque année au registre du commerce.

Les chiffres actuels sont alarmants, d'où leur appétit pour les sanctions :

Parmi les plus de deux millions d'entreprises qui ne respectent pas l'obligation imposée par la loi sur les sociétés de capitaux, on peut distinguer :

• INACTIVES : 1 830 689 entreprises
• ACTIVE : 253 110 entreprises

Toutes doivent se conformer à l'obligation légale de dépôt et seulement environ 150 entreprises sont sanctionnées chaque année par l'Institut de comptabilité et d'audit des comptes (ICAC).

¿Quelle méthode de recouvrement des recettes l'administration adoptera-t-elle ?

Régime de sanctions: les dispositions de l’article 283 de la loi sur les sociétés de capitaux (LSC) par le décret royal 2/2021 du 12 janvier :

1. Disposition additionnelle 10 – Permet aux officiers d’enregistrement commerciaux compétents d’effectuer à la fois la gestion et la proposition de décision sur les dossiers de sanction pour non-respect de l’obligation de déposer les comptes annuels.
2. Disposition additionnelle 11 – Le délai de traitement de la procédure de sanction est de 6 mois à compter de l’adoption de l’accord d’initiation, sans préjudice de la suspension de la procédure et d’une éventuelle prolongation dudit délai.
3. Montant de la pénalité – Les critères relatifs aux actifs et aux ventes sont inclus pour quantifier le montant de la pénalité, dans les limites établies par la LSC :

• Taux de pénalité = (0,05 % du total des actifs + 0,05 % des ventes), selon la dernière déclaration soumise à l'Agence fiscale, dont l'original doit être fourni dans le cadre du traitement de la procédure.
• Taux de pénalité = (2 % du capital social) selon les données figurant au registre du commerce si la société ne fournit pas la déclaration fiscale.
• Si la déclaration fiscale est fournie et que le résultat de l'application des pourcentages susmentionnés à la somme des éléments d'actif et de ventes est supérieur à 2 % du capital social, la pénalité sera quantifiée sur ce dernier diminué de 10 %.

Montant des pénalités applicables

Conformément à l’article 283 de la loi sur les sociétés de capitaux, le régime de sanctions prévoit que le non-respect de l’obligation légale de déposer les comptes au registre entraîne des amendes allant de :

• PME

De 1 200 euros à 60 000 euros

• Sociétés INCN > 6 millions d'euros

Jusqu'à 300 000 euros

• Si les documents visés dans ce chapitre ont été déposés avant le début de la procédure de sanction, la sanction sera imposée à son niveau minimum et réduite de 50 %.
• Il convient de noter que le délai de prescription pour l'imposition de sanctions sera de trois ans.

Comment vont-ils accélérer le processus de recouvrement/d'autorisation ? 

Les solutions proposées sont en cours d'élaboration, mais le gouvernement prépare une réforme juridique selon deux axes :

• Institut de comptabilité et d'audit (ICAC)

1. Renforcer le corps
2. Augmentation des recettes provenant de 50 % du recouvrement annuel des amendes

• Agence fiscale / Association des conservateurs des registres du commerce – Participation à l’action

Le nouveau plan reposera sur la signature d'un accord avec le Collège des conservateurs des registres commerciaux afin que celui-ci soit chargé de superviser les cas de non-conformité et d'engager des procédures de sanction, une tâche pour laquelle il devrait percevoir 50 % des recettes issues des sanctions.

Les 50 % restants seraient versés aux comptes de l'ICAC, bien qu'une partie de ces ressources, environ 10 %, soit versée à l'Agence fiscale pour gérer le recouvrement de ces pénalités et des créances correspondantes en cas de non-paiement.

Conclusions

Un nouveau contexte se dessine, rendant obligatoire le dépôt des comptes annuels. Toutefois, les modalités d'application rétroactive de cette règle restent à définir, soulevant des questions telles que l'exercice fiscal à partir duquel elle s'applique et les modalités de notification des sanctions correspondantes.

En revanche, il existe un vide juridique qu'il faudra combler au fil du temps concernant :

• Que se passera-t-il si, en raison d'une irrégularité de forme, le greffe refuse le dépôt des comptes ? Serait-il légal d'imposer des sanctions dans de tels cas ?
• Comment procéderont-ils en cas de décès de l'administrateur unique de la société ?
• Que se passerait-il si l'assemblée générale se tenait en dehors du délai légal fixé ?

Pour toute information complémentaire ou question, veuillez nous contacter par courriel à l'adresse ambit@ambitassessor.com ou à nos bureaux.

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Miguel Cabezas

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