Légalisation électronique obligatoire des procès-verbaux de société

Préparez tous les documents nécessaires à la soumission de votre procès-verbal avant le 30 avril 2016.

Comme nous l'avons indiqué en début d'année dans un article consacré à ce sujet, la loi 14/2013 relative au soutien aux entrepreneurs a intégré l'obligation de légaliser et de tenir électroniquement les registres sociaux obligatoires. Ces registres comprennent le livre des procès-verbaux et le registre des associés.
Dans cet article, nous vous avons informés des principales caractéristiques de cette procédure concernant lesdits registres, du délai de dépôt (dans les quatre mois suivant la clôture de l'exercice) et nous avons insisté sur la nécessité de consigner fidèlement toutes les réunions du conseil d'administration ou du conseil de direction dans les procès-verbaux. Nous avons ainsi résumé les points essentiels de l'instruction du 12 février 2015, qui traitait de cette question.

Suite à l'approbation de cette instruction et grâce à la procédure d'urgence, les principales sociétés de l'IBEX 35 ont fait appel de la règle, parvenant « in extremis » à l'arrêter en arguant que le processus qu'elle décrivait ne garantissait pas la confidentialité des procès-verbaux.

En réponse à cette suspension, la DGRN a publié une nouvelle instruction le 15 juillet qui remédie aux problèmes de sécurité allégués et fixe la date à partir de laquelle l'établissement électronique et la légalisation en ligne des procès-verbaux. Ainsi, ce règlement, dans son article 5, stipule que les procès-verbaux établis jusqu'au 31 décembre 2014 peuvent être consignés dans des registres papier traditionnels légalisés en blanc, leur format électronique devenant obligatoire à compter du 1er janvier 2015.

En résumé, on peut dire que, d'une certaine manière, toutes les sociétés qui disposaient déjà d'un registre des procès-verbaux légalisés vierge ont bénéficié d'une prolongation pour l'exercice 2014, mais il convient de souligner que cette prolongation a pris fin le 31 décembre. Par conséquent, les procès-verbaux relatifs à l'exercice 2015, qui doivent désormais être établis électroniquement, devront être soumis, pour leur légalisation électronique, dans les quatre mois suivant la clôture de l'exercice, dans la plupart des cas avant le 30 avril 2016.

Comme vous pouvez l'imaginer, nous sommes à votre disposition si vous avez besoin d'aide pour la légalisation de livres ou même pour la rédaction de procès-verbaux.

Nous serions ravis de vous aider.

Marc Ivars,
Service des impôts