Note d'information relative à la nouvelle instruction de l'Inspection du travail 3/2016
Suite à l'approbation du décret royal 16/2013 du 20 décembre relatif aux mesures visant à promouvoir l'emploi stable et à améliorer l'employabilité des travailleurs, l'obligation pour les entreprises d' enregistrer les heures de travail des travailleurs à temps partiel a été établie.
Jusqu'à présent, les entreprises n'étaient tenues de contrôler et d'enregistrer que les heures de travail des employés à temps partiel. La situation était différente pour les contrats à temps plein, où, en pratique, le contrôle n'était exigé que pour les heures supplémentaires.
Toutefois, suite à des arrêts récents de l'Audience nationale, l'obligation de tenir des registres a été étendue à tous les salariés. Par conséquent, les entreprises doivent conserver des registres complets pour chacun de leurs employés, indépendamment de leurs horaires de travail ou du fait qu'ils effectuent ou non des heures supplémentaires.
I. Contenu de l'obligation.
La Cour nationale souligne que :
• Les entreprises sont tenues de tenir un registre quotidien des heures travaillées par chaque employé, y compris les heures précises d'arrivée et de départ.
Les entreprises doivent mettre en place des systèmes de contrôle pour préparer et gérer les enregistrements des heures travaillées.
Cette situation a conduit le Plan de contrôle 2016 de l' Inspection du travail et de la sécurité sociale à renforcer les contrôles et à intensifier ses actions en matière de vérification du respect de cette obligation afin de prévenir la fraude dans l'exécution des heures supplémentaires.
La vérification de l'existence du document doit être possible sur le lieu de travail, afin d'empêcher toute manipulation ultérieure.
II. Systèmes d'enregistrement.
Il n'existe pas de modèle officiel ni de méthode unique imposée pour réaliser l'enregistrement ; celui-ci peut donc être mis en œuvre de multiples façons :
· Dans les registres manuels, le travailleur doit signer l'heure d'entrée et de sortie, en indiquant des données telles que son nom et prénom, son horaire de travail précis, le détail des heures de travail effectuées pour chaque jour de travail, sa signature quotidienne et la signature du représentant légal de l'entreprise.
Les enregistrements électroniques ou informatisés se généralisent car ils permettent un suivi sécurisé des heures de travail réelles des employés, tout en réduisant les risques de manipulation. Ils offrent également l'avantage d'une collecte de données fiable pour la vérification des heures effectivement travaillées. Ces enregistrements électroniques ou informatisés comprennent notamment les systèmes de contrôle des présences, les pointeuses, les cartes, les lecteurs d'empreintes digitales et autres dispositifs électroniques d'enregistrement des employés.
Les enregistrements doivent être conservés pendant la durée légale de quatre (4) ans. De plus, compte tenu de la nature des données, ces systèmes doivent respecter les obligations en matière de protection des données.
III. Sanctions.
Concernant non-respect par l'entreprise des mesures d'enregistrement , l'inspection du travail pourrait émettre un rapport d'infraction considérant l'existence d'une infraction grave à l'article 7.5 de la loi sur les infractions et les sanctions dans l'ordre social, avec des amendes allant de 626 € à 6 250 €, ainsi que des rapports de règlement dans les cas où la situation révèle des cas de sous-paiement des cotisations de sécurité sociale, sans préjudice d'autres sanctions pour les infractions commises, le cas échéant, pour dépassement de la limite maximale de 80 heures supplémentaires annuelles, exécution d'heures supplémentaires non déclarées ou non-paiement de la rémunération correcte pour celles-ci.
Par conséquent, si vous n'êtes pas encore en conformité avec la réglementation susmentionnée, nous vous recommandons de le faire au plus vite. Nous restons à votre disposition pour vous accompagner dans sa mise en œuvre et vous fournir toute information complémentaire nécessaire.
Zone de travail
de Meritxell Arnal
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À Àmbit Assessor, SL a 40 ans d'expérience dans le conseil fiscal, comptable et social de la Pime.
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