L'arrivée prochaine de VERI*FACTU (un système de facturation vérifiable promu par l'Agence fiscale espagnole) en 2027 suscite des interrogations chez les petites entreprises et dans les secteurs traditionnels où les caisses enregistreuses basiques, les reçus simplifiés et les factures manuscrites restent monnaie courante. Nous allons vous expliquer…
L’adoption de VERI*FACTU (système de facturation vérifiable promu par l’Agence) a entraîné une prolongation des délais initialement prévus. Le décret-loi royal 15/2025 accorde aux entreprises et aux professionnels un délai supplémentaire pour adapter leurs systèmes informatiques de facturation aux nouvelles exigences du règlement approuvé par le décret royal 1007/2023.
Selon le nouveau calendrier, les entreprises qui déposent des déclarations d'impôt sur les sociétés doivent adapter leurs systèmes avant le 1er janvier 2027. Pour le reste des travailleurs indépendants et des contribuables, la date limite est reportée au 1er juillet 2027.
Concrètement, cela signifie qu'il existe encore une période de transition et de tests. De fait, pendant cette période, un système de facturation différent peut continuer à être utilisé, même si des tests préalables ont été effectués avec la méthode VERI*FACTU.
Et cette extension était probablement nécessaire. Car plus on approfondit la norme, plus il devient évident que toutes les activités ne fonctionnent pas de la même manière, et que toutes les formes de facturation ne s'intègrent pas facilement dans un modèle entièrement automatisé.
C’est précisément là que de nombreux doutes commencent à surgir dans les petites entreprises, les activités traditionnelles ou les entreprises qui continuent d’utiliser des méthodes relativement rudimentaires pour documenter leurs opérations quotidiennes.
Billets et factures manuscrits
Ces derniers mois, une idée assez simpliste s'est répandue : on supposait que toute entreprise distribuant des reçus ou possédant une caisse enregistreuse était automatiquement tenue d'utiliser un logiciel conforme à la norme VERI*FACTU. Or, la réalité juridique est bien moins automatique qu'il n'y paraissait.
Ce qui importe vraiment, ce n'est pas seulement d'émettre une facture ou de remettre un reçu au client. Ce que la réglementation analyse réellement, c'est l'existence d'un système informatique impliqué dans le processus de facturation, le stockage, le traitement, la conservation ou la gestion de ces informations.
Et cela change beaucoup de choses.
Certaines petites entreprises émettent encore leurs factures manuellement, même sur des formulaires autocopiants, notamment lorsque le client demande une facture détaillée. Dans ce cas, en l'absence de système de facturation informatisé, l'obligation de se conformer au règlement VERI*FACTU peut ne pas s'appliquer de la même manière.
L’Agence fiscale a commencé à reconnaître précisément cette situation dans certaines consultations récentes (telles que la consultation contraignante V0365-26), en indiquant clairement qu’une facture manuscrite, en soi, n’oblige pas automatiquement une entreprise à utiliser un système VERI*FACTU.
- Attention. L'émission de factures ne vous oblige pas forcément à utiliser un logiciel spécialisé. L'élément déterminant est l'utilisation ou non d'un système de facturation informatisé.
C’est là que réside le véritable problème pratique. Nombre d’entreprises pensent travailler « manuellement » alors qu’elles utilisent en réalité des outils relevant d’un système de facturation informatisé. Et ce concept est bien plus vaste qu’on ne le croit.
Il ne s'agit pas uniquement de logiciels complexes de gestion d'entreprise. Cela peut également inclure certaines applications, des systèmes de point de vente, des caisses enregistreuses avancées ou des systèmes qui stockent les transactions, permettent la consultation des enregistrements ou conservent les informations de facturation.
Par conséquent, la différence entre être tenu ou non d'y recourir peut dépendre de petits détails techniques qui passent souvent inaperçus dans la gestion quotidienne de l'entreprise.
- Attention. Certaines entreprises établissent des factures manuellement, mais saisissent ensuite ces données dans des logiciels de contrôle interne, des applications de point de vente ou des systèmes de gestion. Dans ce cas, il est conseillé de vérifier attentivement si un système informatique conforme à la réglementation est déjà en place.
Un autre aspect qui génère beaucoup de confusion concerne les tickets de caisse.
Beaucoup de gens pensent qu'un reçu équivaut automatiquement à une facture simplifiée. Mais ce n'est pas toujours le cas.
Certaines caisses enregistreuses traditionnelles génèrent un simple reçu indiquant la date, l'heure et le montant, sans toutefois respecter l'ensemble des exigences de la réglementation en matière de facturation. Dans ce cas, le document peut ne pas être légalement considéré comme une facture simplifiée.
Et cela a également des conséquences importantes concernant VERI*FACTU.
Car si le document émis n'a même pas la qualité de facture au sens du Règlement sur les obligations de facturation, il n'active pas non plus automatiquement les obligations prévues pour les systèmes de facturation informatisés.
- Attention ! De nombreux reçus utilisés par les petites entreprises ne répondent pas aux exigences d’une facture simplifiée, même si l’entreprise pense le contraire. Il est conseillé de vérifier attentivement le contenu du document émis.
Cela ne signifie en aucun cas que les petites entreprises, les commerces ou les travailleurs indépendants seront exclus du nouveau système de contrôle fiscal. En réalité, l'administration fiscale entend clairement renforcer la traçabilité et l'intégrité des informations de facturation.
La philosophie qui sous-tend ce système est très claire. L’administration souhaite empêcher toute manipulation ultérieure, toute double comptabilisation ou toute suppression de transactions sans laisser de trace.
C’est pourquoi l’accent est de moins en moins mis sur le document papier remis au client et de plus en plus sur la manière dont les documents de facturation sont générés, stockés et conservés en interne.
C’est là que de nombreuses entreprises devront analyser calmement les outils qu’elles utilisent réellement, même s’il s’agit de systèmes apparemment très simples ou traditionnels.
Parce qu'une simple caisse enregistreuse ne présente pas le même scénario qu'un système de point de vente connecté à un logiciel de gestion, et qu'une facture manuscrite n'a pas les mêmes implications qu'une application qui enregistre automatiquement l'historique, les clients ou les mouvements quotidiens.
- Attention. Le fait de bénéficier du régime fiscal simplifié ou du régime spécial pour les petites entreprises ne vous exempte pas automatiquement des obligations liées à VERI*FACTU.
Profitez du régime transitoire pour vous adapter
La chose sensée à faire en ce moment est de profiter de cette période de transition pour examiner le fonctionnement réel de chaque entreprise avant de prendre des décisions hâtives.
Dans certains cas, l'adaptation des logiciels existants suffira. Dans d'autres, il sera peut-être nécessaire de remplacer certains systèmes. Et pour certaines tâches très basiques ou manuelles, la situation peut différer de ce qui a été initialement présenté de manière générale.
L'important, à présent, est de ne pas paniquer ni de présumer que toutes les activités entraînent exactement les mêmes obligations. Il est essentiel d'examiner chaque opération en détail et de comprendre que, dans ce domaine, de petits détails techniques peuvent complètement modifier le régime fiscal applicable.
Vous pouvez contacter ce cabinet professionnel pour toute question ou demande d'éclaircissements.
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À Àmbit Assessor, SL a 40 ans d'expérience dans le conseil fiscal, comptable et social de la Pime.
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