Préservation des documents comptables et fiscaux de l'entreprise

Quand puis-je me débarrasser des anciens documents de mon entreprise ?

Maintenant que ces dates sont arrivées, et une fois que toutes les obligations fiscales et commerciales de l'année précédente auraient dû être soumises, la question se pose de savoir combien de temps nous devons conserver la documentation comptable et commerciale de l'entreprise.

En matière fiscale, la loi générale sur les impôts stipule que les documents et livres comptables, ainsi que les pièces justificatives ayant des implications fiscales, y compris les documents informatisés, doivent être conservés pendant une période minimale de 4 ans, tandis qu'à des fins commerciales et conformément au code de commerce, les livres comptables officiels et non officiels doivent être conservés pendant 6 ans.

Ainsi, par exemple, la documentation relative à l'année 2012 doit être conservée, à des fins fiscales, jusqu'au 25 juillet 2017, soit quatre ans après la présentation de la dernière déclaration de l'année 2012, à savoir l'impôt sur les sociétés (présenté le 25 juillet 2013) ; et à des fins commerciales, jusqu'au 31 décembre 2018, soit six ans après la dernière écriture comptable de l'exercice 2012.

Après avoir exposé la règle générale, il est important de mentionner deux cas particuliers et très fréquents :

Premièrement, les factures d’immobilisations: celles-ci doivent être conservées pour toutes les années au cours desquelles la charge d’amortissement est générée, plus les 4 années de prescription fiscale.

Deuxièmement, les bases fiscales négatives en attente de compensation: la documentation s'y rapportant doit être conservée pendant la période allant de la génération de ladite base fiscale négative jusqu'à sa compensation intégrale, plus les 4 ans de prescription.

De plus, le droit de l'Administration de vérifier les bases fiscales négatives en attente de compensation expire 10 ans après leur création ; c'est-à-dire qu'une fois ce délai écoulé, elle doit accepter la compensation si le contribuable prouve l'existence et le montant de celles-ci au moyen de l'auto-évaluation de l'impôt sur les sociétés et des documents comptables déposés au registre du commerce.

C’est pourquoi, chez Ambit Assessor nous vous conseillons de consulter votre conseiller fiscal avant de décider de vous débarrasser de vos documents comptables.

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Zone fiscale
de Juan Ojea