La Direction générale des impôts (DGT) a récemment statué que la question de savoir si une facture scannée au format physique est considérée comme une facture électronique dépendra de savoir si la numérisation est effectuée par l'émetteur ou le destinataire.
La Direction générale des impôts (DGT) a publié une consultation contraignante V0666-22, datée du 28 mars 2022, clarifiant ce qui doit être considéré comme une facture électronique, en particulier dans le cas de ceux qui émettent leurs factures sur papier en deux exemplaires, et saisissent ensuite les informations de la facture dans un fichier électronique qu'ils envoient par courriel à leur destinataire.
Contenu de la facture électronique
Le contenu d'une facture émise électroniquement est identique à celui d'une facture traditionnelle, les exigences minimales qui doivent y figurer étant définies à l'article 6 du Règlement sur la facturation.
Toutefois, l’article 10.1 du Règlement sur la facturation mentionne spécifiquement les méthodes d’émission des factures électroniques, en les limitant afin d’authentifier leur authenticité :
- Elle peut être émise au moyen d'une signature électronique avancée basée sur un certificat reconnu et créée à l'aide d'un dispositif de création de signature sécurisé.
- Elle peut être délivrée au moyen d'un échange électronique de données, à condition que la convention relative à cet échange prévoie l'utilisation de procédures garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité des données.
- Ils peuvent être émis par d'autres moyens que les parties intéressées auront communiqués à l'Agence d'administration fiscale de l'État avant leur utilisation et qui auront été validés par celle-ci.
En outre, l’article 9 du Règlement sur la facturation conclut que, de manière générale, « unefacture électronique doit être comprise comme toute facture qui (...) a été émise et reçue au format électronique».
Les factures scannées, numérisées et envoyées au client sont-elles considérées comme des factures électroniques ?
La DGT a répondu à cette question posée à une personne physique qui exerce une activité économique et émet ses factures sur papier en deux exemplaires, puis saisit les informations des factures dans un fichier électronique qu'elle envoie par courriel à son destinataire, se prononçant sur la validité du système d'émission des factures.
La DGT (Direction générale des impôts espagnole) précise qu'une facture émise et reçue par voie électronique est considérée comme une facture électronique, même si elle a été initialement émise sur papier puis numérisée. Cependant, l'administration fiscale maintient que les factures émises et remises sur support papier, mais reçues dans le même format par le destinataire, ne sont pas considérées comme des factures électroniques.
Plus précisément, la DGT souligne que :
« Par conséquent, une facture émise et reçue au format électronique sera considérée comme une facture électronique même si elle a été initialement émise sur papier et numérisée ultérieurement par le consultant ; cependant, les factures qui, ayant été émises et envoyées sur papier, sont reçues dans ce même format par les destinataires ne seront pas considérées comme des factures électroniques. »
D’après les informations fournies dans le document de consultation, on ne sait pas exactement si la facture est remise sur papier ou uniquement par courriel. Par conséquent, puisque la facturation sur papier et la facturation électronique sont toutes deux valides, comme indiqué précédemment, une facture ne sera considérée comme électronique que si elle a été émise et reçue au format électronique et qu’elle satisfait à toutes les exigences établies dans le règlement susmentionné.
En conclusion, la question de savoir si une facture physique scannée est considérée comme une facture électronique dépendra de savoir si la numérisation est effectuée par l'émetteur ou le destinataire.
La nouvelle réglementation des logiciels comptables utilisés par les chefs d'entreprise ou les professionnels
La loi 11/2021 du 9 juillet relative aux mesures de prévention et de lutte contre la fraude fiscale a introduit un nouvel alinéa j) à l'article 29 de la LGT, régissant les obligations formelles des contribuables, rédigé comme suit :
« j) L’obligation, pour les producteurs, les distributeurs et les utilisateurs, de veiller à ce que les systèmes et programmes informatiques ou électroniques qui soutiennent les processus de comptabilité, de facturation ou de gestion des personnes exerçant des activités économiques garantissent l’intégrité, la conservation, l’accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l’immuabilité des enregistrements, sans interpolation, omission ou altération non dûment consignée dans les systèmes eux-mêmes. Les spécifications techniques auxquelles ces systèmes et programmes doivent répondre peuvent être établies par voie réglementaire, de même que l’obligation de les faire certifier et d’utiliser des formats normalisés pour leur lisibilité. ».
Cela ne signifie pas qu'il faille utiliser une série de logiciels spécifiquement approuvés et réglementés par l'administration fiscale, mais plutôt que les logiciels comptables doivent comporter des mécanismes de vérification et de contrôle. Ainsi, la DGT nous rappelle dans la consultation susmentionnée que :
« Le développement réglementaire mentionné à l’article 29.2.j) est actuellement en cours, de sorte que la manière de remplir les obligations établies dans ledit article est toujours en attente d’approbation, aux fins du développement et de la définition des exigences auxquelles les systèmes et programmes informatiques ou électroniques doivent répondre, ainsi que, le cas échéant, de la manière de les certifier. ».
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À Àmbit Assessor, SL a 40 ans d'expérience dans le conseil fiscal, comptable et social de la Pime.
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