Le fait qu'un employé d'une société étrangère travaille à Barcelone, rencontre des clients et négocie des conditions commerciales ne signifie pas automatiquement qu'un établissement stable existe. Toutefois, le simple fait de réserver la signature formelle du contrat au siège social étranger ne suffit pas à lever ce risque. Un établissement stable peut être constitué par un agent dépendant en Espagne lorsque l'activité exercée localement relève du champ d'application de la réglementation nationale applicable ou de la convention de double imposition applicable.
Chez MGI Àmbit nous sommes spécialisés dans l'analyse des établissements stables des sociétés étrangères disposant de personnel commercial en Espagne. Nous examinons les fonctions effectives des employés, leurs pouvoirs, les modalités d'approbation des contrats, la convention fiscale applicable et l'éventuelle incidence de leurs activités sur les obligations fiscales en Espagne.
Résumé : L'établissement d'un agent dépendant en Espagne ne dépend pas uniquement de la personne qui signe le contrat. Le droit espagnol reconnaît l'existence d'un agent habilité à contracter qui exerce habituellement ces pouvoirs. Par ailleurs, certains accords, lorsqu'ils sont modifiés ou formulés de manière plus large, peuvent étendre cette reconnaissance à la personne qui joue habituellement le rôle principal dans la conclusion des contrats sans modifications substantielles par la société.
Un établissement stable peut-il exister si le salarié ne signe pas de contrat ?
Oui, cela peut exister, mais pas systématiquement. La réponse nécessite d'examiner deux niveaux : la réglementation espagnole et la convention de double imposition applicable au pays où la société étrangère est établie.
Votre entreprise emploie-t-elle des personnes qui négocient avec des clients en Espagne sans signer de contrats ? Déterminer l’existence d’un établissement stable peut avoir un impact significatif sur votre imposition. Contactez-nous pour une consultation gratuite et évitez les mauvaises surprises avec l’administration fiscale.
Que dit la législation intérieure espagnole ?
L'article 13 du texte consolidé de la loi relative à l'impôt sur le revenu des non-résidents considère qu'une entité exerce une activité par l'intermédiaire d'un établissement stable lorsqu'elle dispose d'installations ou de lieux de travail en Espagne, de manière continue ou habituelle, où elle exerce tout ou partie de son activité, ou lorsqu'elle agit par l'intermédiaire d'un agent autorisé à contracter au nom et pour le compte du contribuable qui exerce habituellement de tels pouvoirs.
« En outre, il convient de noter que ce concept d’« agent autorisé » peut englober des situations plus larges que celles qui résulteraient de l’application d’une convention de double imposition, laquelle se réfère normalement à la figure de l’« agent dépendant »
Qu’est-ce qui peut modifier la convention de double imposition ?
S’il existe un accord entre l’Espagne et l’État de résidence de l’entreprise, vous devez lire son article 5 et vérifier s’il a été modifié par l’Instrument multilatéral de l’OCDE ou par un protocole bilatéral.
Certaines conventions conservent la formulation classique fondée sur la capacité habituelle de conclure des contrats. D'autres intègrent la norme post-BEPS, qui peut englober une personne jouant habituellement le rôle principal menant à la conclusion de contrats que la société étrangère conclut régulièrement sans modification substantielle.
Le modèle de l'OCDE ne modifie pas, à lui seul, toutes les conventions
Ce point est fondamental. La Convention modèle de l’OCDE et ses commentaires constituent une référence interprétative extrêmement importante, mais ils ne remplacent pas automatiquement le texte spécifique de la convention applicable.
L’Instrument multilatéral peut modifier certains accords lorsque les conditions sont réunies et que les positions des deux États convergent. Par conséquent, on ne peut affirmer de manière générale que la règle du « rôle principal » s’applique à toutes les entreprises étrangères opérant en Espagne.
Que signifie le terme « rôle principal » dans la conclusion de contrats ?
Lorsque la convention applicable contient la norme étendue, l'analyse porte non pas sur la signature formelle, mais sur l'activité commerciale réelle.
Négocier pratiquement tous les éléments essentiels
Le risque est plus grand lorsque l'employé détermine ou négocie le prix, l'étendue des services, les quantités, les remises, les modalités de paiement, la durée ou les conditions commerciales essentielles et que le siège étranger se limite ensuite à formaliser l'accord.
Contrats approuvés de manière routinière sans modifications substantielles
Si le siège étranger a formellement le dernier mot mais, dans la pratique, accepte systématiquement ce qui a été négocié en Espagne, l'absence de signature locale perd de sa force en tant qu'argument défensif lorsque l'accord contient la règle principale sur le papier.
Acquisition commerciale versus négociation décisive
Trouver des clients potentiels, présenter des produits ou organiser des réunions ne revient pas à négocier les conditions qui définiront en définitive la transaction.
Une activité purement promotionnelle ou de génération de prospects présente un profil différent d'une fonction commerciale dans laquelle l'employé amène le client à un accord pratiquement conclu.
Régularité de l'activité
Une action ponctuelle n'a pas le même impact qu'un rôle stable et régulier. La fréquence des négociations, le nombre de clients servis et la continuité du rôle commercial sont autant de facteurs pertinents.
Par conséquent, l' établissement stable par agent dépendant en Espagne nécessite l'étude de l'exploitation continue et non pas seulement d'un contrat spécifique.
Un employé, un agent dépendant et un agent indépendant ne sont pas la même chose
L'employé agit généralement en tant que membre de l'organisation
Un employé embauché par une entreprise étrangère travaille généralement au sein de cette structure, suit ses instructions et ne prend aucun risque commercial personnel. Il est donc essentiel d'examiner attentivement ses compétences professionnelles.
Quand un agent peut-il être indépendant ?
Un agent qui exerce sa propre activité commerciale et agit dans le cours normal de cette activité peut être exclu du champ d'application de la règle de l'agent dépendant, conformément à la convention applicable.
L'indépendance ne se définit pas uniquement par l'intitulé du contrat. Il convient d'analyser l'autonomie, les risques, les instructions, le portefeuille clients et les liens avec la société étrangère.
En l'absence de convention de double imposition, les situations d'indépendance pourraient également être incluses dans le champ d'application de la notion d'établissement stable.
Travailler presque exclusivement pour des sociétés affiliées augmente le risque
La réglementation post-BEPS limite la prise en compte d'un agent indépendant lorsque celui-ci agit exclusivement ou presque exclusivement pour des sociétés auxquelles il est étroitement lié, à condition que cette règle ait été intégrée dans l'accord applicable.
Signes avant-coureurs au sein d'une équipe de vente basée en Espagne
Il existe des situations qui justifient un examen immédiat du risque d’ établissement permanent par un agent dépendant en Espagne.
C'est l'employé qui décide des prix ou des remises
Si vous disposez de marges commerciales vous permettant de conclure efficacement les conditions avec le client, votre rôle peut être substantiel même si la signature a lieu en dehors de l'Espagne.
Le siège étranger approuve quasiment tout automatiquement
Une procédure d'approbation interne a peu de valeur défensive s'il n'y a jamais de véritable examen ou si les modifications apportées par la société mère sont purement formelles.
Le CRM identifie l'employé comme responsable de la clôture
Les systèmes de vente internes, les courriels, les rapports d'activité et les documents d'approbation peuvent révéler le rôle réel de l'employé mieux que le contrat de travail.
L'employé est le seul interlocuteur du client
Si l'intégralité de la relation, de la première rencontre à la négociation finale, se développe depuis l'Espagne, l'analyse doit être particulièrement rigoureuse.
Il existe un objectif de vente directement lié à la conclusion de contrats
La rémunération variable ne crée pas en soi un établissement stable, mais elle peut constituer un indicateur pertinent lorsqu'elle confirme que la fonction locale consiste matériellement à obtenir des contrats.
L'existence d'un bureau, d'un espace de coworking ou d'une adresse personnelle peut engendrer un risque différent
La figure de l'agent dépendant n'est pas la seule manière dont un établissement stable peut se constituer.
Établissement fixe
Un établissement stable peut exister lorsque l'entreprise dispose d'un emplacement suffisamment stable en Espagne à partir duquel elle exerce tout ou partie de son activité.
Un espace de coworking ne génère pas automatiquement de pourcentages de premiers clients (EP)
Il convient d'analyser si l'entreprise dispose d'un espace spécifique, son degré de permanence et l'activité qui y est exercée.
Travailler à distance depuis le domicile de l'employé
Le simple fait qu'un salarié travaille à domicile en Espagne ne crée pas automatiquement un établissement stable.
La mise à jour de 2025 du Modèle de convention fiscale de l'OCDE intègre de nouveaux critères pour déterminer l'existence d'un établissement stable dans le cadre du télétravail transfrontalier. Cette réforme met l'accent sur la continuité du travail effectué à domicile et sur l'intérêt commercial potentiel de l'entreprise employeuse.
Un employé peut générer des risques de plusieurs façons
Il peut arriver que la même situation doive être analysée simultanément du point de vue de l'établissement stable et du point de vue de l'agent dépendant.
Les activités auxiliaires ne doivent pas être analysées automatiquement
Le marketing et la prospection peuvent être utiles dans certains modèles
Certaines activités promotionnelles, de collecte d'informations ou de soutien commercial peuvent être préparatoires ou auxiliaires selon l'accord et le modèle commercial spécifique.
La frontière entre présence commerciale et établissement stable est plus ténue qu'il n'y paraît. Nos experts en fiscalité internationale analysent la situation réelle de votre entreprise et vous proposent une stratégie claire et sécurisée.
L'importance du rôle au sein de l'entreprise
Une même activité peut être auxiliaire pour une entreprise et essentielle pour une autre. Si la fonction commerciale exercée en Espagne contribue de manière substantielle à la création de valeur de l'entreprise, il devient plus difficile de soutenir qu'il s'agit d'une simple activité préparatoire.
Règles anti-fragmentation
Certains accords modifiés par l’Instrument multilatéral contiennent des règles visant à empêcher qu’une activité commerciale intégrée soit artificiellement divisée entre plusieurs personnes ou lieux afin de présenter chaque partie comme une activité auxiliaire.
Là encore, il convient de vérifier que la règle en question est applicable dans le cadre de la convention spécifique.
Que se passe-t-il si les autorités fiscales considèrent qu'il existe un établissement stable ?
L’existence d’un établissement stable par un agent dépendant en Espagne peut nécessiter la reconstitution fiscale de l’activité exercée sur le territoire espagnol.
Imposition des revenus attribuables à l'établissement
L'établissement stable est imposé en Espagne sur les revenus qui lui sont attribuables. L'assiette imposable est déterminée, sous réserve de certaines dispositions spécifiques, conformément aux règles de l'impôt sur les sociétés.
Il ne faut pas présumer du type sans avoir examiné le cas
La loi relative à l'impôt sur le revenu des non-résidents fait référence au taux applicable conformément à la réglementation relative à l'impôt sur les sociétés. Le taux général d'imposition des sociétés est de 25 %, mais le taux spécifique doit être déterminé en fonction de la réglementation en vigueur et de la situation du contribuable.
Une taxation supplémentaire peut s'appliquer dans certains cas
Le droit espagnol, à quelques exceptions près, prévoit une imposition supplémentaire sur certains revenus transférés à l'étranger par des établissements stables. La convention fiscale applicable et le domicile fiscal de l'entreprise peuvent avoir une incidence sur le résultat.
Ajustements par rapport aux années précédentes
Si les autorités fiscales concluent que l'établissement existait auparavant, elles peuvent examiner les périodes non prescrites et exiger les frais correspondants, les intérêts de retard et, lorsque les conditions légales sont remplies, des pénalités.
TVA, retenues à la source et autres obligations
L'existence d'un établissement stable au sens de l'impôt direct n'entraîne pas automatiquement le même résultat en matière de TVA. Les règles relatives à la TVA ont leurs propres critères et doivent être analysées séparément.
Des obligations en matière de comptabilité, de recensement, de retenue à la source et d'information peuvent également survenir selon l'activité.
Comment les bénéfices sont-ils attribués à un établissement stable ?
Tous les bénéfices espagnols ne sont pas automatiquement attribués au Parlement européen
Une fois son existence établie, il convient d'identifier les fonctions, les actifs et les risques qui correspondent réellement à l'activité exercée en Espagne.
Analyse fonctionnelle
L'attribution des bénéfices nécessite d'étudier le travail effectué par l'équipe espagnole, les décisions qu'elle prend, les risques qu'elle gère et sa contribution à la génération de revenus.
Lien avec les prix de transfert
En présence de filiales, d'agents ou de sociétés apparentées en Espagne, l'analyse de l'établissement stable peut interagir avec les règles relatives aux opérations entre parties liées et avec la rémunération déjà reconnue aux entités locales.
MGI Àmbit: spécialistes des établissements stables et de la fiscalité internationale
Chez MGI Àmbit nous sommes spécialisés dans l'analyse des établissements stables des groupes étrangers opérant en Espagne et disposant d'employés, d'agents, de filiales, d'entrepôts ou de structures commerciales. Depuis notre bureau de Barcelone, nous combinons l'analyse des conventions de double imposition, de la réglementation espagnole et de l'activité réelle de l'entreprise afin de déterminer l' existence d'un établissement stable en Espagne par le biais d'un agent dépendant et les mesures à prendre.
Nous analysons également l'attribution des revenus et des dépenses, les transactions avec les parties liées, l'ouverture de filiales ou de succursales, et la défense de la position de l'entreprise en cas de contrôle fiscal.
Conclusion
Le fait de réserver la signature des contrats au siège social étranger ne permet plus de présumer que le risque fiscal est maîtrisé. Il est également inexact d'affirmer que tout employé négociant avec des clients crée automatiquement un établissement stable en Espagne par le biais d'un agent dépendant.
La réponse dépend des règlements internes, de la convention de double imposition applicable, de la présence ou non de la règle du rôle principal dans cette convention et, surtout, des fonctions que l'employé exerce réellement.
Si le personnel basé en Espagne est de plus en plus impliqué dans la fixation des prix, la définition des conditions et la conclusion des contrats, un examen de la structure avant une inspection permet de corriger les incohérences, de documenter correctement les opérations et de déterminer si le modèle actuel reste financièrement viable.
Questions fréquentes concernant les employés d'entreprise et l'établissement permanent
Un salarié peut-il créer un établissement stable même sans signer de contrat ?
Cela peut se produire lorsque la convention applicable contient une règle qui s'applique à la partie qui, habituellement, joue le rôle principal dans la conclusion de contrats sans modifications substantielles. Dans d'autres conventions, la formulation peut être plus traditionnelle. Il est toujours nécessaire de consulter le traité en question.
Ne laissez pas l'incertitude fiscale freiner votre expansion en Espagne. Chez MGI Àmbit nous vous aidons à structurer votre présence commerciale de manière efficace et conforme à la réglementation en vigueur, dès le premier jour.
Suffit-il de stipuler dans le contrat de travail que le salarié ne peut pas conclure de transactions ?
Non. Cette limitation est pertinente, mais l'administration fiscale et les tribunaux peuvent analyser l'activité réelle. Si le salarié négocie effectivement tous les éléments essentiels et que le siège social se contente de formaliser l'accord, le risque peut subsister.
Un employé qui ne fait que du marketing crée-t-il un établissement permanent ?
Pas nécessairement. Il est indispensable d'analyser si leurs tâches sont réellement préparatoires ou auxiliaires au sein de l'entreprise et de vérifier les dispositions de la convention collective applicable. L'intitulé du poste à lui seul ne suffit pas à trancher la question.
Le fait de travailler à distance depuis Barcelone crée-t-il automatiquement un établissement stable ?
Non. Le télétravail doit être analysé au cas par cas, en tenant compte notamment de la continuité des activités, de la disponibilité des locaux pour l'entreprise et des raisons justifiant le travail à distance. Les orientations de l'OCDE pour 2025 ont approfondi cette analyse dans le cadre du travail transfrontalier.
Quels sont les points à vérifier avant d'embaucher des représentants commerciaux en Espagne pour une entreprise étrangère ?
La convention de double imposition, les fonctions réelles de l'équipe, ses pouvoirs de négociation, le processus d'approbation des contrats, l'utilisation de bureaux ou d'adresses, et la manière dont les ventes sont documentées : autant d'éléments qui permettent de réaliser une analyse préventive des risques.
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À Àmbit Assessor, SL a 40 ans d'expérience dans le conseil fiscal, comptable et social de la Pime.
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