Le décret-loi royal 8/2020 du 17 mars a institué une série de mesures d'urgence exceptionnelles liées à la pandémie de Covid-19, dont certaines concernent le droit commercial. Parmi celles-ci, une disposition exceptionnelle porte sur les règles régissant les assemblées générales des sociétés commerciales (ainsi que des associations et autres personnes morales), afin de permettre leur tenue à distance.
Ces mesures, réglementées à l’article 40 du décret-loi royal susmentionné, étaient initialement destinées à être applicables pendant l’état d’alarme, bien que par la suite, par le décret-loi royal 21/2020 du 9 juin, leur validité ait été prolongée jusqu’au 31 décembre 2020.
Ainsi, le texte consolidé du décret-loi royal 8/2020, à son article 40.1, deuxième alinéa, stipule littéralement :
« Même si les statuts ne le prévoient pas, pendant l’état d’urgence et, une fois celui-ci levé, jusqu’au 31 décembre 2020, les réunions ou assemblées d’associés ou de membres peuvent se tenir par vidéoconférence ou par téléconférence multiple, à condition que toutes les personnes habilitées à y assister ou celles qui les représentent disposent des moyens nécessaires, que le secrétaire de l’organisme reconnaisse leur identité et le mentionne dans le procès-verbal, qui sera immédiatement envoyé aux adresses électroniques. »
Il convient de rappeler que, selon la législation en vigueur (la loi sur les sociétés de capitaux), la présence personnelle des associés aux réunions est obligatoire, la possibilité d'y assister par voie électronique n'étant envisagée que pour les sociétés anonymes et à condition que cette possibilité soit prévue dans leurs statuts.
Par conséquent, par dérogation aux dispositions générales, jusqu'au 31 décembre 2020, même si les statuts de la société ne le prévoient pas, les assemblées d'actionnaires peuvent se tenir par vidéoconférence ou par téléconférence multiple à condition que les conditions suivantes soient remplies :
- Que tous les participants disposent des ressources techniques nécessaires.
- Que le secrétaire du conseil d'administration prenne acte de l'identité de tous les participants et la consigne dans le procès-verbal.
- Le secrétaire doit immédiatement envoyer le procès-verbal de la réunion aux adresses électroniques des participants.
En ce qui concerne les conditions requises pour tenir la réunion par vidéoconférence ou par téléconférence multiple, la première (que les participants disposent des moyens techniques nécessaires) est évidente et ne présente aucune difficulté.
En ce qui concerne la reconnaissance par le Secrétaire de l'identité des participants, cette tâche ne présentera pas de difficultés lors des vidéoconférences et des conférences téléphoniques multiples dans les sociétés comptant peu de partenaires et de connaissances entre eux, tandis que dans les sociétés comptant un grand nombre de partenaires, cette reconnaissance d'identité peut être plus difficile et laborieuse.
Afin d'éviter les soupçons et les éventuelles controverses concernant la reconnaissance des participants, même si cela n'est pas légalement établi comme une obligation, il pourrait être utile de procéder à l'enregistrement des séances du conseil d'administration (tant les vidéoconférences que les téléconférences multiples) et de joindre ces enregistrements en annexe au procès-verbal de la réunion, auquel cas il est nécessaire d'indiquer expressément aux participants avant le début de la réunion que la séance sera enregistrée.
Quant à la dernière exigence, l'envoi du compte rendu de la réunion aux participants par courriel ne pose pas non plus de difficulté particulière, puisque, une fois le compte rendu établi par le secrétaire, celui-ci doit en communiquer le contenu aux participants par courriel.
Enfin, il convient de noter que cette réglementation exceptionnelle, qui a permis de concilier les précautions sanitaires liées à la Covid-19 avec le respect des obligations légales des entreprises, pourrait constituer le germe d'une future modification des réglementations commerciales, en ce sens qu'elle pourrait également envisager, parmi les formes possibles de tenue de réunions, des réunions télématiques sans la présence physique des participants.
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Diplômé en droit de l'Université de Barcelone et titulaire d'un master en droit des affaires de la même université, il a exercé au sein du cabinet Alonso-Cuevillas Advocats, puis a rejoint le département contentieux civil et commercial du cabinet Bufete Bueno Bartrina. Il a ensuite intégré l'équipe du cabinet Casamitjana-Cuyas-Morales, avant de poursuivre sa carrière chez Bufete Herrera Advocats, au sein du département contentieux commercial. En novembre 2015, il a rejoint aÀmbitJurídic i Econòmic, SLP, en tant qu'associé, pour diriger le pôle Droit commercial et Insolvabilité.
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