¿Cuándo puedo desechar la documentación antigua de mi empresa?
Llegadas estas fechas, y una vez que ya se deberían haber presentado todas las obligaciones tributarias y mercantiles del ejercicio anterior cabe preguntarse hasta cuando debemos conservar la documentación contable y mercantil de la empresa.
Y es que, a efectos fiscales, la ley general tributaria establece que la documentación y libros contables, así como los soportes documentales con trascendencia tributaria, incluidos los informáticos, deberán conservarse durante un periodo mínimo de 4 años, si bien a efectos mercantiles y de acuerdo con el código de comercio, los libros oficiales y no oficiales de contabilidad deberán conservarse durante 6 años.
De esta forma, por ejemplo, tenemos que la documentación relacionada al 2012 deberemos conservarla, a efectos fiscales, hasta el 25 de julio de 2017, es decir, cuatro años desde la presentación de la última declaración del año 2012, que fue la del Impuesto sobre Sociedades (presentada el 25 de julio de 2013); y a efectos mercantiles, hasta el 31 de diciembre de 2018, seis años desde el último apunte contable en la contabilidad de 2012.
Una vez vista la regla general, es importante mencionar dos supuestos especiales y muy habituales:
Primero, las facturas de inmovilizado: éstas deberían conservarse durante todos los ejercicios en los que se genere el gasto de amortización, más los 4 años de prescripción fiscal.
Y segundo, las bases imponibles negativas pendientes de compensar: la documentación relacionada con éstas deberá conservarse durante el plazo que medie desde que se genera dicha base imponible negativa hasta que se compense en su totalidad, más los 4 años de prescripción.
Por otra parte, el derecho de la Administración a comprobar las bases imponibles negativas pendientes de compensar finaliza a los 10 años desde que éstas se generaron, es decir, una vez pasado ese plazo, deberá admitir la compensación si el contribuyente acredita la existencia y cuantía de la misma con la autoliquidación del impuesto de sociedades y con la contabilidad depositada en el Registro Mercantil.
Por lo tanto, desde Ambit Assessor os aconsejamos que consultéis con vuestro asesor fiscal antes de decidir desprenderos de vuestra documentación contable.
Juan Ojea
Área Fiscal
Àmbit Assesor
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