Preparar correctamente las nóminas no consiste solo en introducir salarios en un programa. Cada mes, la asesoría laboral necesita recibir información actualizada sobre la plantilla, los cambios contractuales, las incidencias, las ausencias, las horas realizadas, las variables, las bajas médicas y cualquier dato que pueda afectar al salario, a la cotización a la Seguridad Social o a la retención de IRPF.
Cuando esa información llega tarde, incompleta o dispersa entre correos, mensajes y llamadas, aparecen los errores: nóminas rectificadas, trabajadores que cobran cantidades incorrectas, diferencias en cotización, problemas con los modelos fiscales y pérdida de tiempo en revisiones. Por eso, para cualquier empresa con plantilla, saber qué información necesita una asesoría para preparar las nóminas cada mes es clave para profesionalizar la gestión laboral.
En MGI Àmbit, firma de abogados y economistas en Barcelona especializada en asesoría laboral, fiscal y contable para empresas, ayudamos a departamentos de RR. HH., direcciones financieras y grupos empresariales a ordenar el proceso mensual de nóminas para que sea más ágil, fiable y seguro.
Resumen rápido
- Qué necesita la asesoría: datos de plantilla, contratos, altas, bajas, cambios de jornada, variables, ausencias, bajas médicas, vacaciones, embargos, anticipos y validación final.
- Cuándo enviarlo: con una fecha de cierre mensual clara, idealmente antes de calcular la nómina definitiva.
- Quién debe validarlo: RR. HH., administración o dirección, según el tamaño de la empresa.
- Qué se evita: errores en nómina, recálculos, reclamaciones internas, diferencias de cotización y problemas con retenciones.
- Objetivo: que la asesoría pueda calcular nóminas, seguros sociales, retenciones y reportes laborales sin improvisaciones de última hora.
Por qué la información mensual es tan importante para calcular las nóminas
La nómina es el resultado de muchas variables. El salario base y los complementos pactados son solo una parte del cálculo. Cada mes pueden aparecer cambios que modifican el resultado final: un trabajador empieza o termina contrato, otro cambia de jornada, otro está de baja médica, otro ha realizado horas extra, otro tiene un embargo salarial o una comisión pendiente de abono.
La asesoría laboral no puede calcular correctamente si no conoce esas incidencias. Tampoco puede aplicar bien las bases de cotización, las deducciones, los conceptos exentos o las retenciones si no dispone de la información completa y validada por la empresa.
La nómina conecta salario, Seguridad Social e IRPF
Cada recibo de salario afecta a tres planos al mismo tiempo:
- Plano laboral: salario pactado, convenio colectivo, jornada, complementos, permisos, vacaciones y ausencias.
- Plano de Seguridad Social: bases de cotización, tramos, situaciones de alta o baja, incapacidad temporal, horas extra y liquidación de cuotas.
- Plano fiscal: retenciones de IRPF, comunicación de datos personales y familiares, modelo 111 y resumen anual 190.
Por eso, una incidencia aparentemente pequeña puede tener consecuencias en cadena. Un cambio de jornada comunicado tarde puede afectar al salario, a la base de cotización, a la retención y al coste laboral del mes.
El error más común: enviar solo “lo que ha cambiado” sin una estructura
Muchas empresas envían a su asesoría únicamente las incidencias que recuerdan: “este trabajador hizo horas”, “esta persona estuvo de baja”, “hay una comisión para ventas”. El problema es que, sin un sistema de comunicación ordenado, siempre queda algo fuera.
La mejor práctica no es depender de la memoria, sino trabajar con un checklist mensual de nóminas. Ese checklist permite confirmar que se han revisado todas las áreas críticas antes de cerrar el mes.
¿Tu empresa envía las incidencias de nómina sin un sistema claro? En MGI Àmbit podemos ayudarte a ordenar el proceso mensual, reducir errores y profesionalizar la gestión laboral de tu plantilla.
Checklist: información que la asesoría necesita cada mes para preparar nóminas
El siguiente checklist resume la información que una empresa debería enviar a su asesoría laboral antes del cierre mensual de nóminas. No todas las empresas tendrán todas estas incidencias cada mes, pero sí conviene revisarlas de forma sistemática.
| Bloque de información |
Qué debe revisar la empresa |
Por qué afecta a la nómina |
| Altas y nuevas contrataciones |
Fecha de inicio, contrato, jornada, salario, puesto, centro de trabajo, convenio, grupo profesional y datos personales. |
Permite calcular salario proporcional, alta en Seguridad Social, retención inicial y coste laboral. |
| Bajas de trabajadores |
Fecha de baja, causa, preaviso, vacaciones pendientes, pagas extras, indemnización si procede y finiquito. |
Determina la liquidación final, el recibo de saldo y finiquito y la comunicación de baja. |
| Cambios contractuales |
Modificaciones de jornada, salario, categoría, centro, tipo de contrato o condiciones pactadas. |
Puede alterar salario, cotización, IRPF, convenio aplicable y registro laboral. |
| Horas extra y complementarias |
Número de horas, fecha, autorización, tipo de hora y compensación en dinero o descanso. |
Afecta al salario bruto, a la cotización adicional y al control de jornada. |
| Variables, bonus y comisiones |
Importes aprobados, periodo de devengo, trabajador afectado y criterio de pago. |
Incrementa la nómina del mes y puede modificar retenciones o bases de cotización. |
| Ausencias, permisos y vacaciones |
Días disfrutados, ausencias justificadas, permisos retribuidos, permisos no retribuidos y vacaciones pendientes. |
Puede afectar al salario, al devengo de vacaciones y al cálculo proporcional de conceptos. |
| Bajas médicas e incapacidad temporal |
Fechas de baja, confirmación y alta, contingencia, recaídas y partes disponibles. |
Determina prestaciones, complementos de convenio, bases de cotización y coste de empresa. |
| Dietas, kilometraje y gastos |
Importes, justificantes, motivo del desplazamiento, fechas y política interna aplicable. |
Permite diferenciar conceptos salariales, extrasalariales, cotizables y no cotizables. |
| Embargos y anticipos |
Órdenes de embargo, importes pendientes, anticipos concedidos y descuentos autorizados. |
Afecta al líquido a percibir y debe reflejarse correctamente en deducciones. |
| Retribución en especie |
Vehículo, seguro médico, vivienda, tickets, formación, acciones u otros beneficios. |
Puede afectar al salario, a la cotización y a la retención de IRPF. |
Información inicial que debe tener la asesoría antes de empezar a gestionar nóminas
Antes de hablar de las incidencias mensuales, hay una base de datos inicial que la asesoría debe tener correctamente configurada. Si esta información de partida está mal, todos los meses posteriores arrastrarán errores.
Datos de la empresa
La asesoría necesita conocer la estructura jurídica y laboral de la empresa: razón social, NIF, código de cuenta de cotización, centro o centros de trabajo, convenio colectivo aplicable, calendario laboral, forma de pago, cuenta bancaria de cargo, sistema interno de autorización y responsables de validación.
En empresas con varias sociedades, filiales o centros de trabajo, este punto es especialmente importante. No basta con saber “cuántos trabajadores hay”; hay que saber bajo qué entidad están contratados, qué convenio se aplica y qué particularidades existen en cada centro.
Datos de cada trabajador
Para cada empleado, la asesoría debe disponer de una ficha laboral completa. Esa ficha debería incluir:
- Nombre, apellidos, DNI, NIE o pasaporte.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Fecha de alta y antigüedad reconocida.
- Tipo de contrato y jornada.
- Grupo profesional, categoría o puesto.
- Salario bruto anual o mensual y distribución de pagas.
- Centro de trabajo y departamento.
- Cuenta bancaria para el pago.
- Modelo 145 de comunicación de datos al pagador.
- Condiciones especiales: bonus, retribución flexible, pluses, pactos individuales o complementos voluntarios.
Convenio colectivo y política retributiva
El convenio colectivo determina conceptos esenciales: salario base, pluses, pagas extraordinarias, jornada anual, permisos, complementos de incapacidad temporal, dietas, antigüedad, nocturnidad, festividad y otros derechos económicos.
La asesoría necesita saber qué convenio se aplica y si la empresa tiene pactos internos, acuerdos colectivos o condiciones más beneficiosas. Esta información evita errores en categorías, atrasos de convenio, complementos obligatorios y cálculo de finiquitos.
Consejo práctico: si la empresa cambia de convenio, abre un nuevo centro de trabajo, incorpora una nueva actividad o modifica su estructura salarial, debe comunicarlo a la asesoría antes de cerrar la nómina del mes. No es una incidencia menor: puede afectar a toda la plantilla.
Información mensual sobre altas, bajas y cambios de plantilla
Las altas, bajas y variaciones de datos son uno de los bloques más sensibles del proceso. Una fecha incorrecta o una comunicación tardía puede provocar errores de cotización, nóminas proporcionales mal calculadas o incidencias con la Seguridad Social.
Nuevas incorporaciones
Cuando entra un trabajador nuevo, la asesoría necesita recibir la información antes de que empiece a prestar servicios. El paquete mínimo debería incluir:
- Fecha real de inicio.
- Datos personales y número de Seguridad Social.
- Puesto, funciones y grupo profesional.
- Convenio aplicable.
- Tipo de contrato y duración prevista.
- Jornada, horario y distribución semanal.
- Salario bruto y pagas extras.
- Periodo de prueba, si existe.
- Centro de trabajo.
- Cuenta bancaria y modelo 145.
Cuanto más clara sea esta información, menos riesgo habrá de errores en el alta, en el contrato y en la primera nómina.
Bajas voluntarias, despidos y finalizaciones de contrato
Cuando termina una relación laboral, la asesoría necesita saber la causa exacta, la fecha de efectos y los conceptos pendientes. No es lo mismo una baja voluntaria que una finalización de contrato temporal, un despido disciplinario, un despido objetivo o una extinción por no superación del periodo de prueba.
Para preparar correctamente el finiquito, deben comunicarse:
- Fecha de baja.
- Causa de extinción.
- Vacaciones devengadas y no disfrutadas.
- Pagas extras pendientes.
- Variables, comisiones o bonus pendientes.
- Preaviso realizado o incumplido.
- Indemnización si procede.
- Material de empresa pendiente de devolución, si afecta a liquidaciones internas.
Variaciones durante el mes
También deben comunicarse todos los cambios que no implican alta o baja, pero sí alteran la nómina: cambios de jornada, ampliaciones o reducciones de horas, cambios de salario, transformación de contrato temporal a indefinido, modificaciones de puesto, traslados de centro o cambios de convenio.
Incidencias mensuales que afectan directamente al cálculo de la nómina
La mayoría de errores de nómina no se producen por el salario fijo, sino por las incidencias variables del mes. Son datos que la asesoría no puede conocer si la empresa no los comunica de forma expresa.
Horas extra, horas complementarias y registros de jornada
Las horas extraordinarias y complementarias deben estar autorizadas, registradas y comunicadas correctamente. La asesoría necesita saber cuántas horas se han realizado, en qué fechas, por qué trabajadores y cómo deben compensarse.
En contratos a tiempo parcial, las horas complementarias requieren especial control porque afectan al cumplimiento de la jornada pactada. En contratos a jornada completa, las horas extra pueden tener tratamiento retributivo y de cotización específico.
Comisiones, incentivos y bonus
Los conceptos variables deben llegar validados. No basta con enviar una cifra aproximada. La asesoría necesita saber:
- Importe bruto a pagar.
- Periodo al que corresponde.
- Trabajador o departamento afectado.
- Criterio de devengo.
- Si es recurrente, puntual o extraordinario.
Esta información es importante para calcular correctamente la nómina del mes y evitar discrepancias futuras sobre devengo, pago o cotización.
Vacaciones, permisos y ausencias
Las vacaciones disfrutadas, los permisos retribuidos y las ausencias deben comunicarse antes del cierre. La asesoría necesita distinguir entre ausencias justificadas, permisos retribuidos, permisos no retribuidos, vacaciones, ausencias injustificadas y suspensiones de contrato.
Un error en esta clasificación puede provocar un pago indebido o un descuento incorrecto. Además, afecta al control de vacaciones pendientes y al cálculo de finiquitos.
Incapacidad temporal, maternidad, paternidad y otras situaciones protegidas
Las bajas médicas y las situaciones de suspensión o prestación requieren especial atención. La empresa debe comunicar a la asesoría las fechas de inicio, confirmación y alta, así como cualquier parte disponible y la contingencia aplicable.
En estos casos, también debe revisarse si el convenio colectivo obliga a complementar la prestación hasta un determinado porcentaje del salario. Esa información puede cambiar notablemente el líquido de la nómina y el coste empresarial.
Información económica que debe validarse antes de cerrar nómina
La asesoría puede calcular la nómina, pero la empresa debe validar los importes variables y las decisiones económicas internas. De lo contrario, el cálculo será técnicamente correcto pero puede no coincidir con la política de la empresa.
Anticipos, préstamos y descuentos autorizados
Si la empresa concede anticipos o préstamos a trabajadores, debe comunicar el importe, el calendario de devolución y el concepto por el que debe descontarse. También deben informarse descuentos autorizados por el trabajador o acuerdos internos que afecten al líquido a percibir.
Embargos salariales
Los embargos son una incidencia crítica. La asesoría necesita recibir la orden de embargo completa, el organismo emisor, el importe total, el saldo pendiente y cualquier actualización. El cálculo del embargo debe respetar los límites legales y aplicarse correctamente en la nómina.
Dietas, kilometraje y gastos de desplazamiento
Las dietas y gastos deben venir documentados. La empresa debe indicar fechas, destino, motivo del desplazamiento, importes y justificantes. También conviene diferenciar gastos reembolsables de conceptos que realmente retribuyen al trabajador.
Retribución flexible y beneficios sociales
Seguro médico, ticket restaurante, guardería, transporte, vehículo de empresa, vivienda, formación o acciones pueden afectar a la nómina, a la cotización y a la retención. La asesoría necesita conocer el valor del beneficio, quién lo recibe, desde cuándo y bajo qué condiciones.
Una nómina bien calculada empieza antes del cierre mensual. En MGI Àmbit ayudamos a empresas de Barcelona y de toda España a crear un sistema claro para comunicar incidencias, validar variables y evitar rectificaciones constantes.
Información fiscal necesaria para calcular correctamente el IRPF
El IRPF de la nómina no debe improvisarse. La retención depende de la retribución prevista, la duración del contrato, la situación personal y familiar del trabajador, las variaciones salariales y otras circunstancias comunicadas durante el año.
Modelo 145 y cambios personales del trabajador
El modelo 145 permite al trabajador comunicar a la empresa datos personales y familiares que influyen en la retención. La asesoría debe disponer de este documento al inicio de la relación laboral y recibir actualizaciones cuando haya cambios relevantes.
Entre los cambios que deben comunicarse están nacimiento de hijos, discapacidad, ascendientes o descendientes a cargo, pensiones compensatorias o anualidades por alimentos, cambios de situación familiar y otras circunstancias fiscales.
Retribución anual prevista
Para calcular el tipo de retención, la asesoría necesita conocer la previsión retributiva anual: salario fijo, pagas extras, variables previsibles, bonus, comisiones y retribución en especie. Si a mitad de año se aprueba una subida salarial o un bonus no previsto, conviene revisar el tipo de retención.
Trabajadores con varios pagadores o situaciones especiales
En algunos casos conviene revisar con especial cuidado la retención: trabajadores que se incorporan a mitad de año, empleados con retribución variable alta, expatriados, administradores, socios trabajadores, desplazados internacionales o personas que han tenido otros pagadores durante el ejercicio.
Información laboral y documental que conviene conservar cada mes
Preparar nóminas no es solo calcular importes. También implica conservar documentación suficiente para justificar el resultado ante trabajadores, auditorías, Inspección de Trabajo, Seguridad Social o Agencia Tributaria.
| Documento |
Quién lo aporta |
Utilidad |
| Registro de jornada |
Empresa / RR. HH. |
Permite verificar jornada, horas extra, ausencias y cumplimiento horario. |
| Partes de baja, confirmación y alta |
Trabajador / empresa |
Sirven para calcular incapacidad temporal y prestaciones. |
| Autorización de horas extra o complementarias |
Responsable directo / RR. HH. |
Evita pagos no validados o conflictos posteriores. |
| Justificantes de dietas y kilometraje |
Trabajador / administración |
Permiten clasificar correctamente gastos, dietas y reembolsos. |
| Comunicación de variables |
Dirección / ventas / RR. HH. |
Justifica bonus, comisiones e incentivos. |
| Órdenes de embargo |
Organismo público / juzgado |
Permiten aplicar deducciones obligatorias de forma correcta. |
| Modelo 145 actualizado |
Trabajador |
Sirve para calcular correctamente la retención de IRPF. |
Calendario recomendado para enviar la información mensual de nóminas
Una de las mejores formas de evitar errores es fijar un calendario estable. Cada empresa puede adaptarlo a su tamaño y fecha de pago, pero el esquema debería ser siempre el mismo: recopilación, revisión, cálculo, validación, pago y archivo.
Entre el día 1 y el 15: recopilación de incidencias
Durante la primera mitad del mes, RR. HH. o administración debe ir registrando las incidencias a medida que se producen: ausencias, vacaciones, bajas médicas, nuevas incorporaciones, cambios de jornada o variables aprobadas.
Entre el día 20 y el 25: cierre interno de incidencias
Lo recomendable es fijar una fecha límite para comunicar incidencias a la asesoría. Todo lo que llegue después debería tratarse como excepción o quedar para regularización, salvo casos urgentes.
Entre el día 25 y el pago: cálculo y validación
La asesoría calcula las nóminas y envía un borrador para revisión. La empresa debe validar importes, trabajadores incluidos, líquidos, variables, descuentos y bajas. Esta revisión es fundamental: la asesoría puede detectar errores técnicos, pero la empresa debe validar que las decisiones internas son correctas.
Tras el pago: archivo, reporting y obligaciones posteriores
Una vez pagadas las nóminas, conviene archivar recibos, justificantes, informes de coste laboral y documentación de incidencias. Esta información servirá para cotizaciones, retenciones, modelos fiscales, auditorías internas y consultas futuras de trabajadores.
Errores frecuentes al enviar información de nóminas a la asesoría
La mayoría de errores se repiten mes tras mes en empresas que no tienen un procedimiento claro. Detectarlos ayuda a corregir el proceso antes de que se conviertan en reclamaciones o sanciones.
Enviar la información por demasiados canales
Correo electrónico, WhatsApp, llamadas, hojas Excel, notas sueltas y mensajes reenviados generan confusión. Lo ideal es establecer un canal único o una plantilla mensual de incidencias para que todo quede trazado.
No validar las variables antes de mandarlas
Las comisiones y bonus deben llegar aprobados. Si se envían importes provisionales y luego cambian, la nómina debe recalcularse. Esto consume tiempo y aumenta el riesgo de error.
Comunicar bajas o altas fuera de plazo
Las altas, bajas y variaciones tienen impacto directo en Seguridad Social. Comunicarlas tarde puede generar incidencias administrativas y liquidaciones incorrectas.
No informar de cambios de jornada o salario
Un cambio de jornada afecta a salario, bases, vacaciones, retención y cotización. Si se comunica tarde, puede obligar a regularizar nóminas ya pagadas.
Confundir gasto reembolsable con salario
No todo pago al trabajador tiene el mismo tratamiento. Dietas, kilometraje, suplidos, bonus o pluses pueden tener naturaleza distinta. La asesoría necesita saber el motivo del pago y contar con justificantes.
Plantilla práctica para enviar incidencias mensuales a la asesoría
Una plantilla sencilla puede ahorrar muchas horas de revisión. La empresa debería enviar cada mes un documento con bloques fijos como los siguientes:
Modelo de checklist mensual de nóminas
- Mes de nómina: indicar periodo que se va a calcular.
- Altas: nuevos trabajadores, fecha de inicio, contrato, jornada, salario y centro.
- Bajas: trabajadores que finalizan, fecha, causa y vacaciones pendientes.
- Cambios: jornada, salario, categoría, centro, convenio o condiciones.
- Variables: bonus, comisiones, incentivos y pluses extraordinarios.
- Horas: horas extra, complementarias, nocturnas, festivas o guardias.
- Ausencias: vacaciones, permisos, faltas justificadas y no justificadas.
- IT y prestaciones: bajas médicas, confirmaciones, altas y maternidad/paternidad.
- Descuentos: anticipos, préstamos, embargos y otros conceptos deducibles.
- Gastos: dietas, kilometraje y reembolsos con justificantes.
- Validación: persona responsable que confirma que la información es correcta.
Qué debe revisar la empresa antes de aprobar las nóminas
Una vez la asesoría envía el borrador de nóminas, la empresa no debería limitarse a mirar el total a pagar. La revisión debe ser metódica.
| Elemento a revisar |
Pregunta de control |
| Plantilla incluida |
¿Están todos los trabajadores que deben cobrar y se han excluido los que causaron baja? |
| Líquido a percibir |
¿Los importes netos son coherentes con el mes anterior y con las incidencias comunicadas? |
| Variables |
¿Se han incluido correctamente comisiones, bonus, pluses y horas? |
| Ausencias y vacaciones |
¿Se han reflejado correctamente los días disfrutados o descontados? |
| Bajas médicas |
¿La prestación y los complementos de convenio están correctamente aplicados? |
| Retenciones |
¿Hay cambios relevantes de IRPF por subidas, variables o nuevas circunstancias? |
| Coste de empresa |
¿El coste laboral total encaja con presupuesto y previsiones? |
Si cada cierre de nómina se convierte en una carrera contra reloj, el problema no es solo el volumen de trabajo: es el proceso. En MGI Àmbit diseñamos flujos de nómina mensuales para que RR. HH., administración y asesoría trabajen con datos claros y plazos definidos.
Cómo puede ayudar una asesoría laboral a profesionalizar el proceso
Una buena asesoría no solo calcula nóminas. También ayuda a la empresa a definir qué información debe enviarse, cuándo debe enviarse, quién debe validarla y cómo debe conservarse. Esta parte organizativa es especialmente importante en empresas en crecimiento, grupos empresariales y compañías con alta rotación o muchos conceptos variables.
Definición del calendario mensual
MGI Àmbit puede ayudar a establecer un calendario de cierre adaptado a la empresa: fecha límite de incidencias, fecha de cálculo, fecha de revisión, fecha de pago y fecha de envío de informes.
Creación de plantillas de incidencias
Una plantilla bien diseñada reduce errores y evita omisiones. Puede adaptarse a cada empresa según su sector, convenio, número de trabajadores, tipo de jornada y estructura retributiva.
Revisión laboral, fiscal y contable coordinada
La nómina no afecta solo a RR. HH. También tiene impacto contable, fiscal y financiero. Por eso, contar con una firma multidisciplinar permite conectar la información de nómina con asientos contables, modelos fiscales, reporting de costes y previsiones de tesorería.
Soporte ante incidencias complejas
Bajas médicas prolongadas, embargos, atrasos de convenio, bonus variables, trabajadores desplazados, contratos a tiempo parcial o cambios de centro requieren criterio técnico. Una asesoría especializada reduce el riesgo de aplicar soluciones improvisadas.
Conclusión: una buena nómina empieza con buena información
La calidad de una nómina depende directamente de la calidad de la información recibida. Si la asesoría dispone de datos completos, ordenados y validados, el cálculo mensual será más rápido, fiable y fácil de revisar. Si la información llega tarde o incompleta, el riesgo de error aumenta aunque el equipo técnico sea excelente.
Por eso, las empresas que quieren profesionalizar su gestión laboral deben trabajar con un sistema mensual claro: checklist de incidencias, calendario de cierre, responsables de validación, documentación justificativa y revisión final antes del pago.
En un entorno laboral cada vez más exigente, la nómina ya no puede gestionarse de forma improvisada. Es una pieza crítica de la relación con los trabajadores, del cumplimiento normativo y del control financiero de la empresa.
Contacta con MGI Àmbit, expertos en gestión de nóminas para empresas en Barcelona
MGI Àmbit es una firma de abogados y economistas con sede en Barcelona que ofrece servicios integrales de asesoría laboral, fiscal, contable, jurídica y financiera para empresas, grupos empresariales y autónomos. Nuestro equipo ayuda a las compañías a gestionar nóminas, contratos, cotizaciones, retenciones, costes laborales y procedimientos internos con rigor técnico y visión empresarial.
Si tu empresa necesita ordenar la información mensual de nóminas, reducir errores, mejorar la coordinación con RR. HH. o externalizar la gestión laboral con garantías, en MGI Àmbit podemos ayudarte. Analizamos tu situación, diseñamos un proceso adaptado a tu plantilla y te acompañamos mes a mes para que la gestión de nóminas deje de ser un problema recurrente.
¿Quieres que tus nóminas se preparen cada mes con menos errores, menos urgencias y más control? Contacta con MGI Àmbit y te ayudaremos a implantar un sistema laboral mensual claro, práctico y adaptado a tu empresa.
Preguntas frecuentes sobre la información necesaria para preparar nóminas
¿Qué información mensual necesita una asesoría para calcular las nóminas?+
La asesoría necesita altas, bajas, cambios de jornada o salario, ausencias, vacaciones, bajas médicas, horas extra o complementarias, variables, comisiones, dietas, anticipos, embargos, retribuciones en especie y cualquier dato que afecte al salario, la cotización o la retención de IRPF.
¿Cuándo debe enviarse la información de nómina a la asesoría?+
Lo recomendable es fijar una fecha de cierre mensual. Muchas empresas trabajan con un cierre interno entre el día 20 y el 25, aunque puede variar según la fecha de pago y el volumen de plantilla. Lo importante es que haya un plazo claro y conocido por todos.
¿Qué datos hacen falta cuando entra un nuevo trabajador?+
Para una nueva alta hacen falta datos personales, número de Seguridad Social, fecha de inicio, tipo de contrato, jornada, salario, puesto, grupo profesional, convenio, centro de trabajo, cuenta bancaria, modelo 145 y cualquier condición específica pactada.
¿Qué incidencias suelen provocar más errores en las nóminas?+
Las incidencias que más errores generan son las horas extra comunicadas tarde, las bajas médicas no informadas, los cambios de jornada sin documentación, las variables sin validar, las vacaciones mal registradas, los anticipos no descontados y los embargos aplicados sin información completa.
¿La empresa debe revisar la nómina antes de pagarla?+
Sí. La asesoría calcula y revisa técnicamente, pero la empresa debe validar que las altas, bajas, variables, horas, ausencias y descuentos coinciden con la realidad interna. Esta revisión evita errores antes de generar transferencias y recibos definitivos.
¿Qué pasa si una incidencia se comunica después de cerrar la nómina?+
Depende de la incidencia. Algunas pueden corregirse antes del pago si todavía hay margen; otras deberán regularizarse en la nómina siguiente. En casos sensibles, como bajas, altas, embargos o cambios de jornada, conviene actuar cuanto antes para evitar errores de cotización o pago.
¿MGI Àmbit puede encargarse de la gestión mensual de nóminas?+
Sí. MGI Àmbit presta servicios de asesoría laboral y gestión de nóminas para empresas, grupos empresariales y autónomos. El servicio puede incluir cálculo mensual, revisión de incidencias, contratos, cotizaciones, retenciones, reporting de costes y soporte laboral recurrente.
¿Tienes alguna duda sobre este tema?
Nuestro equipo de asesores expertos te ayudará a resolver cualquier problema relacionado con nuestros servicios.
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